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Entente relative aux missions d'affaires :
Annexe 1 - Calendrier des activités
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Le calendrier permet de prévoir les événements et d'évaluer la situation actuelle par rapport aux engagements convenus entre le poste et l'organisateur de la mission. Il y aura naturellement des circonstances qui ne permettront pas une planification sur huit semaines et en pareils cas, le calendrier aidera à évaluer quels services et activités il est réaliste d'organiser.
| Calendrier | |||
| Accompli d'ici (date) | Activités de l'organisateur de la mission (OM) | Activités du poste | État d'avance-ment et date |
| 8 semaines avant l'arrivée (date) | - Sections 1 et 2 remplies - Appel téléphonique suggéré afin de clarifier les besoins et les attentes | Réception des sections 1 et 2 | |
| 6 semaines avant l'arrivée (date) | Poste présente à l'OM l'avant-projet de budget et l'ébauche du programme de la mission | ||
| 5 semaines avant l'arrivée (date) | Conférence téléphonique entre la mission et/ou le MCI et l'OM | Document financier mis au point et télécopié à l'OM pour approbation | |
| 4 semaines avant l'arrivée (date) | - l'OM signe les documents financiers et envoie l'argent au MCI - l'OM envoie les profils d'entreprise au poste | - Le poste met un point final aux ententes avec les prestataires de services additionnels - Demandes de rencontre lancées | |
| 3 semaines avant l'arrivée (date) | Confirmer les participants aux événements d'accueil | ||
| 1 semaine avant l'arrivée (date) | Conférence téléphonique pour confirmer et achever les programmes mettre un point final à l'organisation logistique | Conférence téléphonique pour confirmer et achever les programmes mettre un point final à l'organisation logistique | |
| Dates d'arrivée au poste et du début de la mission | |||
| 4 semaines après l'événement | L'OM présente un rapport au poste | Envoyer les comptes définitifs à l'OM | |
Il est entendu que le non-respect du calendrier indiqué dans le plan de travail peut empêcher le poste de fournir ses services efficacement et à temps et peut compromettre le succès de la mission.
