Collaborer avec votre délégué commercial

Le succès de votre mission de promotion du commerce ou de l'investissement dépend de la qualité de votre partenariat avec le délégué commercial de la mission à l'étranger que vous prévoyez visiter. Lorsque le partenariat est heureux, la mission est plus fructueuse et nos clients mutuels, les gens d'affaires qui participent à la mission commerciale, sont mieux en mesure d'atteindre leurs objectifs.

Comme dans toute relation d'affaires, il est primordial de bien comprendre le rôle et les responsabilités du partenaire, étant donné que chaque intervenant apporte un élément particulier à l'ensemble.

Le rôle du délégué commercial

* Le délégué commercial assurera la gestion de l'organisation logistique et du travail de fond de votre mission commerciale. Il s'acquittera personnellement de certaines tâches (p. ex. séances d'information, diffusion des listes de contacts) et assurera la surveillance d'autres travaux délégués à des fournisseurs locaux (p. ex. gestion de la logistique, transport local, interprètes).

Le rôle de l'organisateur de mission

* L'organisateur de mission est responsable des dispositions à prendre au Canada. Il doit, entre autres :

• définir le cadre et les objectifs généraux de la mission ;
• veiller à répondre aux intérêts du chef de la mission (p. ex. un ministre) ;
• recruter comme participantes des entreprises triées sur le volet ;
• s'assurer que les participants sont prêts à tirer le maximum de leur participation à la mission.

La bonne communication est essentielle. Il importe de communiquer tôt avec la mission à l'étranger (même si la mission commerciale n'est pas encore confirmée) pour l'avertir le plus tôt possible de vos projets. Une fois que l'organisateur a averti le délégué commercial, il doit rester en communication étroite avec la mission à l'étranger pour faciliter l'organisation et surveiller les progrès.

PRATIQUES EXEMPLAIRES POUR L'ORGANISATION D'UNE MISSION COMMERCIALE

Souvent, les éléments essentiels au succès d'une mission commerciale sont déterminés avant même son départ du Canada. L'organisateur de mission, par exemple, joue un rôle capital en choisissant bien les entreprises qui seront invitées à y participer, et en définissant l'orientation de la mission et les marchés à visiter. Voici certains éléments qu'il importe de retenir :

* Donnez à la mission une orientation sectorielle / industrielle spécifique qui convient au marché. Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) peut vous renseigner sur les priorités sectorielles dans la plupart des marchés étrangers. Les missions qui tentent de couvrir trop de secteurs ont rarement le même succès que celles qui se concentrent sur les domaines les plus pertinents du marché visé. Une mission liée à une foire commerciale, à une conférence ou à un événement d'affaires ayant lieu dans le marche cible est souvent plus efficace.

* Choisissez bien les entreprises participantes en décourageant celles qui n'ont pas effectué de recherche et choisi leurs marchés cibles. Les missions sont plus efficaces lorsque les entreprises participantes se complètent en offrant une gamme plus vaste de produits ou de services dans un secteur donné.

* Assurez-vous que les entreprises participantes étudient le marché et examinent en détail leurs objectifs avant la réalisation de la mission.

* Confirmez rapidement auprès de la mission à l'étranger ou de la direction géographique pertinente du MAECI l'à-propos des dates proposées pour la mission.

* Prévoyez un délai suffisant (au moins huit semaines) pour amorcer les contacts avec le MAECI et les missions à l'étranger. Il est important de suivre ces lignes directrices. Même l'enthousiasme et un budget généreux ne sauraient assurer le succès et les résultats de la mission si l'on ne s'est pas soucié des éléments de base.

La politique et les principes

* Définition d'une mission commerciale ou d'investissement.

Une mission comprend habituellement une visite de représentants d'au moins deux maisons d'affaires ou organisations et dirigées par un ministre et/ou des agents par exemple d'un gouvernement fédéral, provincial ou municipal, institutions scolaires ou encore d'une association. Dans la plupart des cas, elle nécessitera la préparation d'un important programme de réunions et d'activités à l'extérieur de l'ambassade ou du consulat. S'il y a quelque difficulté que ce soit à confirmer si une visite doit bien être considérée comme une mission, le poste en question peut aider à résoudre la question.

* Confidentialité. Le Service des délégués commerciaux s'efforcera d'assurer la confidentialité des renseignements sur les participants dans la planification et la mise en valeur des missions commerciales et d'investissement. Ceci comprendra le travail fait par des tiers partis pour le compte de la mission.

* Frais. Le principe directeur de l'imposition des frais est simple. Tous les frais personnels engagés par les participants tels que les repas, l'hébergement et les billets d'avion, par exemple, relèvent de la responsabilité de l'organisateur de mission. Ce dernier peut demander aux participants de les acquitter directement.

Une part importante, sinon l'ensemble, des frais de logistique engagés par le délégué commercial pour le compte de la mission commerciale doivent être remboursés par l'organisateur de mission au moins quatre semaines avant l'arrivée de celle-ci. Les préparatifs logistiques, y compris les services d'un coordonnateur logistique, seront habituellement confiés à des fournisseurs indépendents par le délégué commercial.

Cependant, le délégué commercial prendra en charge la responsabilité des arrangements locaux en communicant au coordonnateur logistique des directives générales. De concert avec l'organisateur de mission, le délégué commercial travaillera afin de s'assurer de la mise en oeuvre efficace du programme de la mission.

* L'impossibilité de coopérer. Il peut arriver que les missions à l'étranger ne soient pas en mesure de coopérer si les dates avancées entrent en conflit avec l'arrivée d'autres missions de promotion du commerce et de l'investissement, si les ressources de la mission sont temporairement affectées à d'autres activités ou si la mission proposée a lieu durant une fête religieuse ou nationale. Il est habituellement possible de convenir d'une autre date à laquelle la mission à l'étranger pourra accorder son soutien.

La notification et protocole d'entente, que doit signer l'organisateur de mission, fixe des délais assez précis quant aux contributions ou aux interventions à faire durant la période précédant la mission. Dans l'éventualité où ces délais ne seraient pas respectés, il se peut que la mission à l'étranger ne puisse pas fournir un service complet et efficace.

* Flexibilité. Même si le Service des délégués commerciaux du Canada a adopté une approche normalisée et universelle concernant la gestion des missions de promotion du commerce et de l'investissement, des circonstances particulières pourront dicter une approche différente. Veuillez signaler toute circonstance de cette nature en transmettant votre notification et protocole d'entente à la mission à l'étranger.

Partenariats d'investissement

Les échéanciers des événements relatifs aux partenariats d'investissement sont souvent fixés par l'organisme local responsable de l'événement à l'étranger et peuvent différer sensiblement des échéanciers exposés ici. Si vous organisez une mission axée sur le partenariat d'investissement, consultez le délégué commercial au sujet des échéanciers, bien à l'avance.