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Établissement d'un Bureau de Représentation en Chine

Le Bureau de Représentation (BR) agit en tant qu'extension de la société étrangère. Si le BR signe un contrat avec une tierce partie, la société étrangère est liée à l'entente. Les BR ne peuvent exercer qu'un nombre restreint d'activités et il ne leur est pas permis de faire des profits. Elles ne doivent être utilisées que pour faciliter les activités de la société étrangère en Chine, notamment en matière de :

En cas d'infraction liée à leurs activités, les BR recevront une amende et les revenus illégitimes seront confisqués. Puisqu'ils ne sont pas des entités légales capitalisées, ces derniers ne sont pas autorisés à recruter directement des employés chinois. En revanche, ils peuvent faire appel aux services d'une agence de recrutement qualifiée, telle que la FESCO (Foreign enterprise service company), pour embaucher du personnel local. Moyennant des frais, l'agence envoie du personnel au BR. Cependant, le BR a la possibilité d'embaucher directement jusqu'à un maximum de quatre ressortissants étrangers sans avoir à recourir aux services de l'agence de recrutement.

Bien qu'ils ne génèrent aucun revenu, ils peuvent tout de même être dans l'obligation de payer des taxes, au prorata de leurs dépenses, en vertu de la loi chinoise. Plus un investisseur aura de dépenses, plus il sera taxé.

Les BR sont une option appropriée pour les entreprises qui sont en quête d'approvisionnement en Chine, qui ont besoin d'avoir du personnel sur le terrain afin de s'assurer du contrôle de la qualité ou pour assurer un contact régulier auprès de leurs fournisseurs.

Avantages des BR

Procédures d'installation

La société mère à l'étranger doit être constituée depuis au moins deux ans pour pouvoir établir un bureau régional. La procédure est la suivante :

Procédure pour l’établissement d’un Bureau de représentation en Chine

Version texte

Exigences préalables à l'obtention de la licence, 1 à 2 mois :

  • Cueillette des renseignements de base auprès du client (7 jours ouvrables)
  • Pré-approbation du nom (5 à 7 jours ouvrables)
  • Obtenir un bail commercial d’une durée d’au moins 12 mois (dépend des clients / du propriétaire)
  • Préparation des documents pour la constitution de l’entreprise par les clients (dépend des clients)
  • Dépôt de la demande à l'AIC pour l’émission d’un certificat d'enregistrement de l’entreprise (10 à 14 jours ouvrables)
  • Le BR existe désormais légalement

Après l'octroi de la licence, de 1 à 2 mois ou plus :

  • Gravure du chop d’entreprise, chop de finance, chop de facture (« fapiao ») et du chop du représentant légal (1 à 2 jours ouvrables)
  • Émission d’un certificat d'enregistrement des devises étrangères par la SAFE (si nécessaire)
  • Enregistrement auprès des douanes (si nécessaire)
  • Ouverture d’un compte bancaire de base en RMB (15 à 20 jours ouvrables)

La première étape consiste à s'inscrire auprès du bureau local du Ministère de l'Administration de l'industrie et du commerce. Lorsque la demande est approuvée et l'enregistrement de la licence commerciale délivrée, la procédure à suivre après l'enregistrement est la suivante :

Certificat d'enregistrement

L'investisseur étranger doit fournir les documents relatifs à sa demande auprès de l'Administration de l'industrie et du commerce (AIC) compétente pour recevoir un certificat d'immatriculation du bureau d'enregistrement. Le processus se termine lors de l'émission par l'AIC du Certificat pour un bureau de représentation d'une entreprise étrangère. Les documents suivants doivent être soumis à l'AIC locale :

Cependant, les investisseurs doivent tenir compte du fait que les AIC peuvent différer en termes d'exigences selon leur emplacement. Lorsque l'autorité concernée a approuvé la requête, elle émettra un certificat d'enregistrement pour le BR ainsi que des cartes de représentant à ses employés chinois et étrangers. La date de constitution du bureau de représentation sera la date d'émission du certificat d'enregistrement et non la date d'approbation du certificat.

Points plés

Il incombe au conseil d'administration de la société mère de nommer un représentant en chef qui sera responsable des opérations du BR. Bien que les dispositions législatives chinoises ne définissent pas clairement la portée de l'autorité du représentant en chef, la plupart des documents gouvernementaux exigent l'apposition de sa signature.

Exigences locatives

Pour établir un BR en Chine, il faut louer ou être propriétaire d'espaces de bureau et enregistrer ces locaux auprès de l'AIC.

Lors de la sélection d'espaces de bureaux, les investisseurs doivent s'assurer que l'immeuble est certifié pour la location à des entreprises et que ses locaux peuvent être loués à des fins commerciales. Ils devront aussi négocier avec le propriétaire afin d'obtenir une facture officielle de TVA pour les loyers. Le locateur doit également fournir une copie des documents suivants à l'investisseur :

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