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Information à l'intention des entrepreneurs

Autres informations clés

3. Comment achètent les Américains

3.1 Acquisitions, demandes de soumissions et contrats

3.2 Information à l'intention des entrepreneurs

Cette section énonce les différentes étapes du processus de passation de marchés; de la sélection à titre d'entrepreneur aux recours possibles si la soumission est rejetée. Se familiariser avec ces renseignements permet aux entrepreneurs de se concentrer sur les procédures qui s'appliquent à eux.

Table des matières

Principes cardinaux pour les contrats

Peu importe le genre de procédure d'approvisionnement concurrentiel, les agents de négociation des contrats doivent déterminer, avant d'obliger le gouvernement à respecter un contrat, que :

L'admissibilité désigne généralement le fait que l'entrepreneur accepte les conditions de la demande de soumissions du gouvernement des États-Unis.

Un entrepreneur qui déroge aux exigences contenues dans un appel d'offres est automatiquement exclu du processus d'attribution.

Dans un contrat négocié, l'agent de négociation des contrats peut donner la chance à un entrepreneur dont la soumission ne répond pas aux exigences de la modifier pour qu'elle puisse satisfaire à ces mêmes exigences.

Capacité : La capacité signifie généralement que l'entrepreneur possède, ou a fait des arrangements, pour obtenir les moyens nécessaires pour remplir les obligations de son contrat. La réputation de l'entreprise ainsi que ses réalisations antérieures sont prises en compte par le gouvernement américain.

L'agent de négociation des contrats peut déterminer la capacité d'un entrepreneur sur la base d'une connaissance préalable de l'entrepreneur. Il peut aussi obtenir de l'information afin de déterminer sa capacité. Une équipe peut se rendre chez l'entrepreneur soumissionnaire pour mener une enquête préalable à l'attribution des contrats.

Cette notion de capacité n'est généralement pas un problème si vous obtenez un contrat pour la Défense américaine parce que le gouvernement du Canada garantit les résultats par la voie de la Corporation commerciale canadienne (CCC).

Juste et raisonnables : L'agent de négociation des contrats détermine que les prix ou les coûts sont justes et raisonnables selon l'une ou l'autre méthode : l'analyse des prix ou l'analyse des coûts.

L'analyse des prix est la méthode favorite. L'agent de négociation des contrats évalue les prix proposés selon divers critères afin de s'assurer qu'ils sont justes et raisonnables. Les prix peuvent être comparés à ceux d'autres soumissionnaires, aux devis du gouvernement, à ceux d'un catalogue ou à ceux de la valeur marchande, à des prix payés antérieurement pour les mêmes produits ou des produits semblables.

L'analyse des coûts est un examen ligne par ligne des coûts pressentis pour la main-d'œuvre, le matériel, les frais généraux et les profits. Cette procédure est plus coûteuse que l'analyse des prix et ne s'effectue que si l'analyse des prix est inappropriée. Par exemple, l'analyse des coûts est souvent employée pour des contrats en R-D où il y a souvent des contrats à prix coûtant majoré. Comme l'analyse des prix est obligatoire, elle sera utilisée en conjonction avec l'analyse des coûts afin de mieux déterminer le caractère raisonnable des coûts d'éléments précis et/ou le caractère raisonnable du prix de revient global.

Types d'invitation à soumissionner

Le gouvernement américain utilise principalement trois catégories d'invitation à soumissionner, et ces trois méthodes donnent lieu à diverses structures de prix relatives aux contrats : les appels d'offres, les demandes de propositions, et les demandes de prix. Dans les organisations qui possèdent leurs propres suppléments qui mettent en œuvre les FAR, comme la Federal Aviation Administration ou le département de la Défense, d'autres types de passation de contrats peuvent être utilisés.

Appels d'offres

Les appels d'offres ou les « soumissions cachetées » (FAR Part 14) (en anglais seulement) se limitent à des prix fermes ou fixes ou des prix fermes ou fixes assortis d'une clause d'indexation. Les offres qui en découlent s'appellent des « soumissions » et leurs auteurs sont des « soumissionnaires ».

Un organisme fédéral utilise un appel d'offres quand le produit ou service dont il est question est facilement disponible sur le marché et quand la décision d'attribution du contrat dépend uniquement du prix ou de facteurs liés au prix (par exemple, le coût du transport, le cas échéant). Les principes cardinaux s'appliquent également.

Quand vous présentez votre soumission, vous vous engagez à l'honorer pendant toute la période d'évaluation, généralement 30 jours. On pourrait vous demander de prolonger la période d'acceptation si l'agent de négociation des contrats prévoit des délais dans l'attribution du contrat.

Les principales étapes qui font partie d'un processus d'appel d'offres sont les suivantes :

Demandes de propositions (DP)

Les demandes de propositions ou les contrats « négociés » (FAR Part 15) (en anglais seulement), présentent davantage de flexibilité que les appels d'offres. Les offres qui en découlent s'appellent des « propositions » et sont présentées par des « offrants ». Les sortes de contrats résultant d'une demande de propositions sont présentées au lien suivant FAR Part 16 (en anglais seulement). De tels contrats peuvent être des variantes d'un contrat à prix fixe (p. ex. des contrats d'intéressement à prix fixe, contrats à prix ferme ou fixe suivant l'ampleur de la participation), contrats en fonction du temps et du coût des matériaux, contrat en fonction du taux horaire ou toute autre variante de contrats à prix coûtant majoré.

Évaluation des demandes de propositions

L'organisme gouvernemental étudiera votre proposition en fonction des critères d'évaluation énoncés dans la demande de propositions. Ces critères peuvent inclure des facteurs ou des sous- facteurs tels que l'approche technique, le personnel clé, le plan de gestion, le prix et le rendement antérieur. L'approche technique et le personnel clé seront classés comme étant des critères de « qualité ».

Si vous proposez des produits ou services qui nécessitent une évaluation plus détaillée ou plus complexe, vous devez préparer une proposition contenant des renseignements requis par l'organisme qui permettra à celle-ci d'effectuer une analyse du meilleur rapport qualité-prix. En vertu de la loi, le gouvernement doit évaluer la qualité, le rendement antérieur et le prix, bien que l'agent de négociation des contrats conserve le pouvoir d'outrepasser le rendement antérieur en tant que facteur d'évaluation.

Après l'évaluation, les propositions sont comparées les unes aux autres et soit on attribue le contrat, soit on constitue un groupe de finalistes concurrentiels pour la poursuite des discussions.

Lisez soigneusement la section M de la demande de propositions pour repérer quels sont les critères et les sous-critères dont la pondération est la plus importante pour que vous puissiez rédiger votre proposition en conséquence. L'organisme fédéral est tenu de préciser la pondération de chaque critère quand la méthode assortie de solutions de remplacement est utilisée pour le choix d'un fournisseur. Si les critères énumérés ne sont pas pondérés, les offrants peuvent présumer que tous les facteurs sont pondérés de façon égale. Par ailleurs, le rendement antérieur constitue souvent un élément important dans l'évaluation. Il peut inclure l'étude de travaux effectués pour le secteur privé, pour le gouvernement canadien ou pour une administration provinciale. La réglementation précise que si l'offrant ne présente pas de dossier de rendement antérieur, il peut faire l'objet d'une évaluation neutre. Toutefois, l'organisme pourrait se reposer sur des éléments tels que les principaux sous-traitants, les représentants de l'entreprise et le personnel clé pour évaluer le rendement antérieur.

Les principales étapes constituant le processus de demande de propositions sont les suivantes :

Demandes de prix

Quand un projet d'approvisionnement est évalué à un montant inférieur au seuil d'acquisition simplifiée, l'agent de négociation des contrats peut utiliser une demande de prix.

La plupart des demandes de prix visent l'attribution en fonction du prix ou de facteurs liés au prix, de façon très semblable aux appels d'offres. Toutefois, l'agent de négociation des contrats peut choisir d'utiliser la méthode de sélection assortie de solutions de remplacement et de tenir compte d'autres facteurs en plus du coût (notamment, le rendement antérieur). En fait, le FAR les incite en ce sens.

La plus grande différence sans doute entre une demande de prix et d'autres catégories de demande de soumissions, est que les soumissions présentées dans le cadre d'appels d'offres et de demandes de propositions sont considérées comme étant des offres fermes pouvant être acceptées par le gouvernement et pouvant donner lieu à un contrat. Quand l'administration émet un bon de commande à un fournisseur après avoir reçu des devis ou des prix, le bon de commande n'est pas normalement considéré comme faisant office de contrat. Il est plutôt une offre d'achat de la part du gouvernement. Quand le fournisseur accepte l'offre, il devient alors un contrat exécutoire.

Lecture de la demande de soumissions

Pour évaluer une demande de soumissions :

Structure et format de la demande de soumissions

Les demandes de soumissions sont faites à partir de modèles de contrats uniformes tels que détaillés au paragraphe FAR Subpart 14.2 (en anglais seulement) pour les appels d'offres et celui-ci FAR Subpart 15.2 (en anglais seulement) pour les demandes de propositions. Il faut préciser que la soumission et le contrat qui en résultent sont interprétés comme une entité indivisible; vous devriez en tenir compte dans la formulation de votre soumission ou de votre proposition. Les invitations à soumissionner sont généralement structurées de la façon suivante :

section A. Formulaire de demande de soumissions et de contrat : Le formulaire normalisé 33 mentionne l'organisme émetteur, le type de contrat, la date limite de réception des soumissions, l'adresse à laquelle les soumissions devront parvenir et le nom de la personne-ressource de l'administration gouvernementale. Il s'agit d'un document d'une page.

section B. Approvisionnement ou services et prix et coûts : Cette section contient une brève description des produits et services qui font l'objet de la demande de soumissions et les quantités requises. Elle comporte aussi un espace où les offrants peuvent écrire leur prix pour chaque produit et service. Les articles individuels en matière de produits et services sont désignés par un numéro d'article (Contract Line Item Number [CLIN] ou SubClin). Cette section précise d'habitude tout droit sur les options dont l'administration gouvernementale aimerait se prévaloir, par exemple le droit de commander des quantités additionnelles d'articles ou de prolonger des périodes de service. (Par exemple, le gouvernement pourrait se réserver l'option d'acheter 50 % de plus que la quantité de boulons et d'écrous précisée initialement ou d'acheter des années supplémentaires de services d'ingénierie).

section C. Description, spécifications et cahier des charges : Cette section décrit les exigences de l'administration. Par exemple, la brève description de la section B pourrait indiquer « services d'ingénierie tels qu'ils sont décrits dans la section C ». La section C pourrait contenir plusieurs pages précisant les exigences en matière de services d'ingénierie. Si la brève description de la section B est suffisante, la section C peut être enlevée. Si la section C comporte le cahier de charges, la description des achats ou les spécifications, elle pourrait également comporter un renvoi à d'autres exigences essentielles du contrat telles que des spécifications militaires fédérales qui ne sont pas incluses dans l'invitation ou à d'autres documents présentés ailleurs dans le dossier, notamment les informations fournies par la section J.

Si votre étude de la section C révèle qu'il y a nécessité de correction, vous devriez communiquer avec l'agent de négociation des contrats immédiatement pour demander que le changement soit effectué; par exemple, votre étude pourrait révéler que l'administration émettrice semble :

section D. Emballage et marquage : Cette section décrit toutes les exigences relatives à l'emballage, à la préservation et au marquage des produits.

section E. Inspection et réception : On y décrit les étapes que l'entrepreneur ou l'administration ou les deux doivent prendre pour assurer que les articles livrés répondent aux normes de qualité de l'administration gouvernementale ainsi qu'aux exigences de contrôle qualité et d'assurance de la qualité. Il faudrait préciser que les exigences d'assurance de la qualité, y compris les exigences relatives à l'inspection et la réception, pourraient aussi être précisées ailleurs dans le dossier. Par exemple, des exigences d'assurance de la qualité pourraient être précisées dans la section C ou dans le cahier de charges ou les normes auxquelles la section C fait référence. En outre, l'administration inclut presque toujours des clauses d'assurance de la qualité, y compris des clauses relatives à l'inspection et la réception, dans la section I. En prenant connaissance du dossier, assurez-vous que toutes ces dispositions relatives à la qualité sont cohérentes et compatibles. Au cas contraire, portez-les immédiatement à l'attention de l'agent de négociation des contrats.

section F. Livraison ou exécution : Le calendrier de livraison devrait se trouver dans cette section. Il pourrait préciser la date et l'heure, l'endroit et la méthode de livraison.

section G. Information relative à la gestion du contrat : Cette section contient des renseignements relatifs à la gestion du contrat. Par exemple, elle pourrait nommer les fonds utilisés pour le processus d'approvisionnement (classification comptable) ou encore le personnel administratif qui interviendra dans la gestion du contrat, entre autres l'agent de négociation des contrats, le spécialiste des contrats et le représentant technique de l'agent de négociation des contrats. Certains contrats préciseront les limites des pouvoirs de ces personnes dans cette section, tandis que d'autres organismes préfèrent traiter de cette question dans une correspondance séparée adressée à l'entrepreneur. Certaines agences font les deux.

Par ailleurs, cette section pourrait également comporter des renseignements sur la préparation des factures aux fins de paiement.

section H. Exigences spéciales relatives au contrat : Cette section décrit toute exigence relative au contrat qui n'est pas mentionnée ailleurs. On y souligne quelquefois les biens fournis par le gouvernement, les exigences spéciales au chapitre de la sécurité telles que le contrôle clé ou l'accès limité aux installations ainsi que d'autres renseignements non mentionnés spécifiquement ailleurs.

section I. Dispositions du contrat : Cette section précise les clauses facultatives sélectionnées par l'agent de négociation des contrats (ainsi que les clauses exigées par la loi ou la réglementation). Les dispositions citées ici sont principalement celles découlant du FAR Part 52 (en anglais seulement) ou de la réglementation complémentaire propre à l'organisme. Plusieurs dispositions ne sont pas citées dans leur intégralité mais font l'objet d'un renvoi assorti de la citation pertinente du FAR ou de la réglementation complémentaire. Repérez, lisez et comprenez chaque clause qui a été mentionnée en référence afin de ne pas gaspiller temps et efforts à soumissionner pour l'obtention de contrats dont la loi vous interdit l'attribution.

section J. Liste des annexes : On énumère ici toute pièce annexée ou tout document faisant partie de la demande de soumissions ou faisant l'objet d'un renvoi ailleurs.

section K. Pièces justificatives et attestations : Cette section exige des entreprises qu'elles présentent les documents et les pièces justificatives attestant de leur statut en ce qui a trait à des questions telles que la classification en tant que petite entreprise, les entreprises dont les propriétaires sont des femmes, la conformité à l'équité en matière d'emploi ainsi que des questions de politique et de réglementation. Dans certains cas, les attestations servent uniquement à rassembler des renseignements (par exemple, est-ce que l'entreprise appartient à une femme). Dans certains cas, les attestations peuvent déterminer l'admissibilité à l'attribution du contrat. Par exemple, un contrat réservé aux petites entreprises peut-être uniquement attribué à une entreprise qui certifie qu'elle est une petite entreprise.

section L. Instructions, conditions et avis : Cette section communique aux entreprises la façon de préparer et de présenter leurs soumissions ou propositions pour l'invitation dont il est précisément question. Il est extrêmement important de suivre les instructions de la section L. Au cas contraire, votre offre risque d'être rejetée.

Il est également important que la section L soit compatible avec les sections C et M. Si les critères d'évaluation (section M) ne sont pas conformes aux exigences (section C) ou si la section L ne demande pas les renseignements pertinents pour attribuer le contrat en fonction des exigences et des critères d'évaluation, cette situation mènera à des retards, des plaintes, voire l'annulation d'une attribution. Si votre étude du dossier de demande de soumissions révèle des incohérences entre ces sections, il est important que vous en parliez immédiatement à l'agent de négociation des contrats afin que l'administration gouvernementale puisse effectuer les modifications qui s'imposent.

section M. Critères d'évaluation en vue de l'attribution du contrat : Cette section énonce les critères d'évaluation qui président à la sélection de l'entrepreneur qui se verra attribuer le contrat. La section M devrait toujours être lue de concert avec les sections L et C.

Registre central des entrepreneurs

Les entrepreneurs DOIVENT s'inscrire dans la base de données du registre central des entrepreneurs (Central Contractor Registration, CCR), maintenant sur le « System for Award Management (SAM) » (en anglais seulement), avant de pouvoir se faire octroyer un contrat du gouvernement américain. Il existe toutefois des exceptions pour des contrats classifiés, des urgences et des micro-achats.

L'objectif de cette base de données est d'accroître la visibilité des entrepreneurs qui font affaire avec le gouvernement pour des biens et des services particuliers et d'établir, pour le gouvernement, une source centralisée de données sur les entrepreneurs. Les organismes gouvernementaux peuvent ainsi chercher dans cette liste plutôt que de maintenir leurs propres listes d'entrepreneurs.

Vous pouvez vous y inscrire en allant sur le site du SAM puis en suivant les directives. Après l'inscription, vous recevrez un numéro d'identification de partenaire commercial (Trading Partner Identification Number, TPIN). Ce numéro est votre mot de passe lorsque vous désirez faire des changements de vos données. Ce site contient un manuel avec les directives pour l'inscription. Les entrepreneurs qui sont rebutés par les directives peuvent s'inscrire avec l'aide du site de la Corporation commerciale canadienne (CCC).

Une autre outil de recherche, le Dynamic Small Business Search (en anglais seulement), permet aux usagers de reconnaître les petites entreprises et les entreprises désavantagées par produit, par emplacement et par d'autres facteurs qui peuvent être utiles pour repérer des possibilités d'association ou de sous-traitance.

Sélection des entrepreneurs

La sélection des entrepreneurs peut s'effectuer selon l'une des trois techniques décrites ci dessous.

La proposition la moins coûteuse : L'attribution à la proposition la moins couteuse est accordée au prix le plus bas parmi les entrepreneurs qui ont présenté une soumission recevable et conforme. Dans la procédure de soumissions cachetées, l'attribution se fait sans négociation, contrairement au contrat négocié. Le prix le plus bas est déterminé par le prix proposé par le soumissionnaire que l'on compare à des facteurs reliés au prix (comme le coût d'expédition lorsque les produits sont franco bord (FOB), c.-à-d. quand la marchandise est remise à l'acheteur au lieu convenu).

La proposition la moins coûteuse et acceptable sur le plan technique : Pour la méthode de la proposition la moins couteuse et acceptable sur le plan technique, les entrepreneurs doivent soumettre des propositions orales ou écrites. Elles sont évaluées en fonction de critères mentionnés dans la demande de propositions et reçoivent la mention « acceptable » ou « inacceptable ». Les entrepreneurs qui ont au moins une mention « inacceptable » ne sont pas admissibles à l'attribution d'un contrat. Les entrepreneurs qui remplissent la totalité des critères sont par contre pris en considération. Un entrepreneur ayant au moins une mention « inacceptable » pourrait, après discussion avec l'agent de négociation et à la discrétion de celui-ci, se voir accorder le droit de remanier sa proposition et d'être admis dans le groupe concurrentiel. L'attribution se fait à l'entrepreneur le moins disant.

La méthode par la proposition la moins couteuse et acceptable sur le plan technique peut aussi se dérouler selon la soumission cachetée en deux étapes.

Les deux premières méthodes sont habituellement plus rapides et plus objectives que la sélection par substitution.

La substitution : La sélection des fournisseurs par la substitution permet au gouvernement américain de substituer la proposition la moins couteuse à la proposition la plus qualifiée. Le gouvernement peut ainsi débourser davantage pour un fournisseur présentant une proposition plus qualifiée sur le plan technique.

La proposition la moins couteuse et acceptable sur le plan technique et la sélection par substitution sont généralement évaluées sur la base des critères suivants :

L'agent de négociation peut choisir d'évaluer tout critère jugé pertinent selon l'organisme acheteur. Une demande de soumissions peut même contenir un mélange de critères d'évaluation pour ces deux dernières modalités.

Voir le FAR Subpart 15.1 (en anglais seulement) pour la sélection des entrepreneurs.

Sélection des entrepreneurs : un exemple

L'exemple suivant illustre le caractère subjectif de la sélection des fournisseurs par la substitution.

Dans une demande de soumission, on peut lire : [Traduction] « Les propositions seront évaluées en fonction des critères de mérite suivants, qui ont tous la même valeur :

[Traduction] « Les critères de mérite combinés ont une bien plus grande valeur que le prix ou le coût ».

Dans le cadre de cet exemple, supposons que le gouvernement accorde un maximum de 25 points pour chaque critère.

Un groupe est assigné à l'évaluation des propositions, généralement connu sous les appellations Source Selection Evaluation Board (SSEB), Technical Evaluation Team (TET) ou Proposal Evaluation Board (PEB). Leurs membres lisent et évaluent les propositions, établissent un consensus et acheminent leur rapport à l'agent de négociation des contrats (ou à toute autre autorité réglementaire désignée). Ils peuvent décider qu'une approche technique vaut 23 points, alors qu'une autre peut en valoir seulement 15. En plus d'accorder une note à la proposition, le groupe doit aussi la justifier à l'agent de négociation des contrats.

Toujours dans le cadre de notre exemple, supposons que les entrepreneurs A, B et C ont reçu les notes suivantes et ont soumis les coûts suivants :

Exemple simplifié de 3 entrepreneurs, leur points et coûts proposés
EntrepreneurPointsCoût proposé
Entrepreneur A951,8 million de $US
Entrepreneur B921,5 million de $US
Entrepreneur C861,0 million de $US

L'agent de négociation des contrats ou autre autorité réglementaire de sélection des fournisseurs peut décider lequel des trois a la meilleure valeur et attribuer le marché à n'importe lequel. (Il est bien établi dans un précédent jurisprudentiel américain que, nonobstant un mécanisme d'évaluation où les facteurs non liés aux coûts étaient primordiaux, l'agent de négociation peut choisir une proposition dont la note est inférieure afin de tirer profit du coût minimal.)

C'est ainsi que l'organisme acheteur choisit les critères d'évaluation, leur attribue une certaine importance, décide de la « note » attribuée aux propositions; l'organisme a ainsi une grande latitude pour désigner la proposition gagnante. Il est tout à fait possible qu'un groupe d'évaluateurs accorde une note différente pour une même proposition qu'un autre groupe ou qu'une autorité réglementaire de sélection des fournisseurs fasse un choix différent d'une autre autorité.

Dans cet exemple, on a utilisé des nombres pour mieux illustrer ce concept de note. Toutefois, certains organismes se servent de codes de couleurs (par exemple, bleu peut signifier « exceptionnel »); d'autres utilisent des adjectifs qualificatifs (exceptionnel, acceptable, minime, médiocre). Dans la plupart des cas, la demande de propositions n'indique pas aux entrepreneurs quelle méthode d'évaluation sera utilisée. Par contre, ils doivent être informés des critères d'évaluation non reliés aux coûts et de leur importance. Ils doivent aussi savoir si les critères d'évaluation non reliés aux coûts, lorsque combinés, sont :

Il est extrêmement important que vous respectiez les directives préparatoires contenues dans la demande de propositions. Votre proposition pourrait être rejetée sans être évaluée en cas de manquement. Il est tout aussi important de garder à l'esprit que tant les propositions écrites que les présentations orales constituent des mécanismes de marketing et qu'elles doivent être professionnelles et convaincantes.

Administration des contrats

Votre contrat sera sous le champ d'application direct d'un agent de négociation des contrats américain à l'exclusion de ceux gérés par la Corporation commerciale canadienne (CCC) si vous faites affaire avec le département de la Défense. Ceux qui seront chargés de votre dossier seront soit l'agent de négociation des contrats qui a procédé à l'adjudication ou l'agent d'administration des contrats.

Si votre contrat est relativement simple d'exécution, comme l'approvisionnement en produits commerciaux, vous pouvez n'avoir aucun contact avec l'agent de négociation des contrats. Toutefois, si votre contrat est d'envergure ou complexe, vous aurez de fréquents contacts avec l'agent de négociation des contrats, avec le représentant de l'agent des contrats ou avec le représentant technique de l'agent des contrats. Ce dernier est les yeux et les oreilles de l'agent de négociation des contrats en tout ce qui a trait au contrat. Contrairement à l'agent de négociation, le représentant n'a aucun pouvoir de modifier ou de déroger aux conditions générales du contrat.

Selon l'envergure et la complexité du contrat, d'autres employés de l'administration américaine peuvent se voir attribuer des tâches. Par exemple, il peut y avoir un représentant du contrôle de la qualité ou un administrateur des biens du gouvernement. Conservez soigneusement les preuves de vos communications avec ces gens dans l'éventualité d'un litige.

Si vous obtenez un contrat pour le département de la Défense (DoD) la CCC régit la plupart des contrats de la Défense américaine de biens et de services canadiens, de concert avec la Defense Contract Management Area Operations (DCMAO).Veuillez consulter la Part 225 du DFARS (en anglais seulement) à propos des règlements du DoD concernant l'attribution de contrats à des entrepreneurs canadiens. La CCC peut aussi contribuer à l'administration des contrats passés avec des organismes civils américains. Une fois qu'elle a donné son aval à votre contrat, la CCC prend en charge la gestion et l'administration du contrat, la comptabilité, la livraison et le paiement.

Si vous n'avez pas recours à la CCC, vous devez mettre sur pied votre propre système d'administration des contrats. La FAR Part 42 (en anglais seulement) contient une longue liste des fonctions d'administration des contrats. Autrement dit, votre système d'administration des contrats doit remplir les fonctions correspondant aux tâches et attributions de l'agent d'administration des contrats ou du représentant technique de l'agent des contrats.

Autres considérations pendant la durée de vie du contrat

Changements. Si vous fabriquez un produit selon des directives gouvernementales, le gouvernement américain a le droit unilatéral de modifier certaines choses, comme le modèle ou les matériaux. Si vous êtes un fournisseur de services, le gouvernement américain a le droit unilatéral de modifier la description d'un service. Si ces nouvelles exigences ont un impact sur le temps et le coût requis, un rajustement équitable peut être négocié.

Le gouvernement américain ne peut modifier unilatéralement les contrats sur les produits commerciaux. Les deux parties doivent consentir aux changements.

Inspection et acceptation. Ces conditions peuvent varier substantiellement selon les contrats. Le gouvernement américain peut se fier entièrement à votre système d'inspection ou il peut inspecter directement les livraisons. Certaines clauses d'inspection du gouvernement américain lui donnent le droit d'inspecter à tout moment et dans n'importe quel lieu et exigent de l'entrepreneur de lui fournir une assistance raisonnable.

Vous pouvez être obligé de vous conformer à des normes internationales de qualité spécifiées dans le contrat.

Litiges. Les contrats gouvernementaux américains donnent le droit aux entrepreneurs de plaider tout litige avec l'agent de négociation des contrats. Un litige peut être soulevé à propos de l'interprétation d'une caractéristique ou à propos du montant d'un rajustement équitable. On peut interjeter appel auprès du Board of Contract Appeals ou à la U.S. Court of Federal Claims. Afin d'épargner du temps et de l'argent, chaque organisme offre des règlements extrajudiciaires des différends (RED), comme de la médiation, de l'arbitrage ou d'autres moyens de résolution de conflits.

Vérifications. Le gouvernement américain peut avoir le droit de vérifier les remboursements ou d'autres coûts. Pour ce faire, il peut recourir à l'aide du gouvernement canadien. Le gouvernement peut faire des vérifications des :

Ces droits de vérifications ne s'appliquent pas aux produits et services qui sont regroupés sous l'appellation large de « produits commerciaux ».

Tenue des dossiers. Diverses clauses contenues dans le contrat peuvent exiger de l'entrepreneur qu'il conserve des documents qui traitent d'usage particulier des biens et des brevets d'invention du gouvernement américain. Les contrats complexes ou d'envergure peuvent nécessiter un nombre important de comptes rendus ou de rapports semestriels.

Résiliation. Les contrats américains contiennent des clauses qui permettent leur résiliation par le gouvernement américain.

Généralement, la clause résiliation pour des raisons de commodité (Termination for Convenience) permet la résiliation par le gouvernement même s'il n'y a pas de faute de la part de l'entrepreneur. Celui-ci récupère ses frais entraînés par l'exécution du contrat (et un profit raisonnable sur ces coûts), mais aucun profit prévu. L'entrepreneur peut aussi se voir remboursé des frais administratifs raisonnables encourus par la résiliation du contrat.

Les dispositions de la clause résiliation pour inexécution (Termination for Default) peuvent être invoquées dans le cas de l'inexécution d'un contrat ou de la violation de toute condition générale. Dans le cas de l'inexécution d'un contrat, les frais de recouvrement peuvent ne pas être accordés, et l'entrepreneur peut se faire facturer les frais excédentaires de réapprovisionnement. L'entrepreneur peut obtenir un recouvrement limité des frais si le gouvernement prend possession d'un contrat en cours. La clause équivalente pour des contrats sur les produits commerciaux s'intitule Termination for Cause et statue que l'entrepreneur doit [Traduction] « être tenu responsable auprès du gouvernement pour tout droit et recours prévus par la loi ».

Certains entrepreneurs ont pu contester avec succès des résiliations pour inexécution. Le recours habituel est de faire changer la résiliation pour inexécution par la résiliation pour des raisons de commodité.

Étude des propositions. Les clauses de contrat telles que changements, inspection et acceptation, résiliation pour inexécution sont décrites dans la demande de soumissions (demande de prix, demande de propositions, appel d'offres). Elles doivent être prises en considération dans la fixation du prix de votre offre ou de votre proposition.

Fiches de rendement. Le gouvernement américain maintient un système de données centralisé pour conserver les fiches de rendement des entrepreneurs. Le gouvernement se sert de ces fiches pour déterminer la responsabilité d'un entrepreneur pour de futures passations de contrats et pour classer les entrepreneurs selon leur rendement antérieur lorsqu'un indice de rendement est utilisé en tant que facteur de substitution dans la sélection des fournisseurs. Si vous prévoyez continuer à faire affaire avec le gouvernement, servez-vous de votre sens des affaires pour traiter avec votre client. Tout éventuel désaccord devrait être soulevé et résolu rapidement afin d'éviter la détérioration de votre relation commerciale.

Comptes rendus et contestations

Un soumissionnaire qui se voit refuser sa proposition durant une procédure de contrat négocié du gouvernement fédéral américain a droit d'obtenir une entrevue. Cette entrevue peut être soit antérieure soit postérieure à l'attribution d'un contrat, pas les deux. Vous devez présenter à l'agent de négociation une demande de compte rendu dans les 3 jours qui suivent la réception de l'avis de rejet du processus ou l'avis de l'octroi du contrat à un autre offrant.

Durant un compte rendu avant l'attribution d'un contrat, l'organisme doit discuter :

Durant un compte rendu après l'attribution d'un contrat, l'organisme doit discuter :

L'objectif de cet exercice est de souligner que le gouvernement apprécie votre participation et de vous aider à faire mieux la prochaine fois.

L'entrevue peut se dérouler en personne, par téléphone, par courrier. Lorsqu'une importante somme d'argent est en jeu ou que l'attribution est jugée critique, l'agent de négociation peut opter pour une rencontre en personne dans un bureau du gouvernement.

Il y a beaucoup plus d'information discutée dans une entrevue postérieure qu'antérieure à l'attribution d'un contrat. C'est pourquoi des entrepreneurs dont la proposition n'a pas été retenue dans le groupe concurrentiel vont souvent demander à ce que l'entrevue soit repoussée après l'attribution d'un contrat.

Malgré l'objectif officiel d'une entrevue, les fonctionnaires chargés des approvisionnements peuvent y participer avec méfiance et n'offrir que l'information minimale requise. La raison derrière cette attitude est que certains entrepreneurs se servent de cet exercice comme une « expédition de pêche » afin de déterminer s'ils peuvent trouver un objet de contestation auprès de l'U.S. Comptroller General ou de l'U.S. Court of Federal Claims.

Contestations

Les entrepreneurs investissent d'importantes ressources dans la préparation de leurs propositions. S'ils jugent que leur offre ou leur proposition n'a pas été traitée de manière juste ou en accord avec les règlements publiés, ils ont le droit de contester pour renverser la décision ou se faire rembourser les frais de soumission. Ceci peut causer d'importants délais pour l'organisme, de même que des coûts supplémentaires.

Les entrepreneurs ont dix jours civils à compter du moment où ils prennent connaissance de la décision ou, à compter du moment qu'ils auraient dû la connaître, pour contester. S'ils prennent connaissance d'un problème durant l'entrevue, le compte à rebours démarre à ce moment-là.

Il existe un large corpus de règlements publiés et de précédents jurisprudentiels institués par le contrôleur général et les tribunaux américains en ce qui concerne le processus de contrat négocié. Les règlements concernent surtout les questions de jugement. Si un entrepreneur fait effectivement une « expédition de pêche », l'organisme est probablement plus vulnérable à la partie de l'entrevue où sont discutées les « réponses raisonnables aux questions pertinentes ». C'est pour cette raison que les agents de négociation peuvent demander à ce que les questions soient déposées avant l'entrevue, pour que des réponses appropriées soient préalablement préparées.

Les entrepreneurs concurrents, en tant que « parties intéressées », ont droit de contester. La demande de soumissions contient cette information. Cependant, afin de cultiver de bonnes relations avec leurs clients, bon nombre d'entreprises contestent seulement dans les cas les plus flagrants d'abus réglementaires.

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