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Comment soumissionner auprès de l'OTAN et décrocher des contrats

Vous souhaitez répondre à un appel d’offres de l’OTAN? Il vous faudra franchir un certain nombre d’étapes concrètes pour préparer votre offre, élaborer des stratégies et veiller à éviter les pièges.

« L’appel d’offres est un processus très concurrentiel, et il vous faudra jouer le même jeu que vos concurrents », explique Gregory Rust, délégué commercial principal à l’ambassade du Canada à Bruxelles, qui se tient au courant des débouchés sectoriels et entretient des relations étroites avec les acteurs de l’industrie belge comme avec ses homologues canadiens à l’OTAN.

Les entreprises désireuses de soumissionner auprès de l’OTAN doivent être désignées par leur pays; elles sont ainsi inscrites sur la liste des soumissionnaires sans être pour autant obligées de faire des offres. La concurrence autour des contrats de l’OTAN est plus vive dans le climat économique actuel, explique le lieutenant-colonel Jim Bates, l’expert technique national canadien (aussi appelé le NATEX) auprès de l’Agence des communications et de l’information de l’OTAN (NCIA), à Bruxelles, qui est chargé de tous les projets de TIC de l’organisme. Que le contrat soit attribué au plus bas soumissionnaire ou à celui garantissant le meilleur rapport qualité-prix, le prix sera souvent le facteur décisif, rappelle-t-il. Des entreprises canadiennes s’associent à des entreprises de pays membres de l’OTAN, et en particulier avec celles des pays récemment admis.

Selon le lieutenant-colonel Bates, il peut y avoir de 50 à 100 entreprises intéressées par un contrat au départ, mais, au final, seules quatre ou cinq déposeront une offre. Les autres se contentent d’« aller voir », puis se retirent, soit parce qu’elles ne se sentent pas prêtes, explique-t-il, ou parce que « la procédure et les sommes en jeu les intimident ».

Il peut être utile d’avoir une antenne braquée sur l’OTAN si l’on envisage d’y faire une soumission. Le lieutenant-colonel Bates fait remarquer que les entreprises européennes viennent ici régulièrement pour rencontrer des décideurs et tenter de se faire une meilleure idée de l’ampleur des projets. « Elles soupèsent bien leur propre capacité et ne font pas l’erreur de faire des offres en dehors de la fourchette de prix en vigueur. »

La procédure globale d’appel d’offres est longue. « Avec 28 pays, les formalités administratives sont lourdes, observe le lieutenant-colonel Bates, et il faut donc s’armer de patience et de persévérance. »

Six étapes pour garantir le succès de vos soumissions

  1. Faites vos recherches
    Bien que vous ne puissiez faire de lobbying auprès de l’OTAN, ni convaincre celle-ci d’acheter votre produit (l’approvisionnement de l’OTAN étant dicté par la nécessité d’obtenir une capacité particulière), à bien des égards, cette organisation est comme n’importe quel autre marché : vous devez faire vos recherches sur les occasions à venir et les changements survenus. La meilleure stratégie consiste à consulter régulièrement les sites qui annoncent des offres de l’OTAN, p. ex. le babillard électronique de la NCIA (en anglais seulement) et le portail électronique de la NSPA. Toutes les occasions d’affaires de l’OTAN dont la délégation canadienne est avisée sont présentées en détail sur le site d’occasions de marchés de TPSGC. Cependant, il existe d’autres possibilités qui ne sont pas nécessairement communiquées à la délégation canadienne; on peut les trouver sur le site de l’OTAN ou sur les sites consacrés à la passation de marchés d’États membres. Les entreprises canadiennes sont donc invitées à vérifier régulièrement tous les sites pertinents.
  2. Signalez votre intention de présenter une soumission
    Les avis d’intention d’appel d’offres affichés sur le site de TPSGC précisent que les entreprises intéressées à ajouter leur nom à la liste des soumissionnaires pour un projet particulier et à recevoir le dossier d’appel d’offres officiel (AO) doivent demander à la délégation canadienne à l’OTAN de préparer une déclaration d’admissibilité (DOE) pour le pays hôte en leur nom. La réception du dossier d’appel d’offres est gratuite et n’engage à rien. Les entreprises souhaitant soumissionner doivent communiquer avec la délégation canadienne à l’OTAN dès que possible et demander qu’une déclaration d’admissibilité soit envoyée à la nation hôte. Les entreprises ne peuvent pas soumettre la déclaration elles-mêmes. Une déclaration d’admissibilité doit être obtenue auprès de la délégation canadienne pour chaque projet. Ne font exception à cette règle que les accords généraux de passation de commandes (BOA), où la déclaration initiale est valable pour toutes les offres subséquentes en vertu de l’accord.
  3. Surveillez les sites Web pour suivre la publication des appels d’offres
    La prochaine étape est généralement l’appel d’offres (AO). La période de dépôt des offres ne doit pas être inférieure à 84 jours pour les projets de grande envergure ou complexes ou à 42 jours pour les autres.
  4. Prévoyez l’imprévisible
    Dans la conjoncture économique actuelle, l’OTAN, à l’instar de bien d’autres organisations, cherche à optimiser l’utilisation de ses ressources. Les échéanciers, les ressources et les besoins changent souvent en fonction des priorités de l’OTAN. Vos structures de gestion doivent s’adapter à cette volatilité et en tenir compte lors de la planification.
  5. Établissement du prix de l’offre
    Il est essentiel d’établir un prix sans ambiguïtés. Toutes les entreprises doivent garder à l’esprit l’obligation d’établir un prix pour répondre au besoin militaire minimum (BMM) sans plus. La proposition d’une solution de rechange, sans préciser comment elle répond au BMM, rendra votre offre non conforme, ce qui en entraînera le rejet pour des motifs légitimes. Vous devez clairement ventiler vos coûts. Si vous offrez des options de rechange, indiquez clairement votre prix de base et les coûts supplémentaires par option.
  6. Déposez votre offre à temps
    Les dates limites des appels d’offres sont fixes, mais une délégation peut, dans certaines circonstances, demander une prolongation pour des raisons particulières. L’industrie ne peut demander une prolongation — la demande doit provenir d’une délégation qui aura normalement besoin de détails sur les raisons justifiant une prolongation. Les pays hôtes n’accorderont qu’une prolongation à la fois et n’accepteront aucune remise tardive des documents s’ils n’ont pas été officiellement avisés d’une prolongation par une délégation, confirmée auprès de toutes les parties.

Source : Guide pour la navigation – Acquisitions au sein de l’OTAN

Le mode d’approvisionnement particulier de l’OTAN doit influencer la stratégie d’offre d’une entreprise, conseille M. Rust. « Tâchez de répondre exactement aux exigences minimales, ni plus, ni moins », dit-il, en rappelant que beaucoup d’entreprises de pays concurrents feront une offre inférieure aux coûts pour décrocher un premier contrat.

Selon Rick Bowes, directeur principal du développement commercial chez ATCO Structures & Logistics, une entreprise de Calgary qui fournit des services à l’OTAN pour ses opérations à Kandahar et au Kosovo, il est important de rédiger une offre de qualité. « En tant que client, l’OTAN veut voir si nous sommes capables de fournir le service, et ce, de façon fiable et rentable. »

Le fait que les contrats soient censés être attribués aux plus bas soumissionnaires soulève « des défis particuliers », explique M. Bowes, parce qu’il peut y avoir une certaine « licence artistique » dans la qualité des propositions techniques que soumettront des concurrents d’ATCO. « En tant qu’entreprise canadienne, nous tenons à la réputation d’ATCO et nous voulons offrir un service de qualité qui répondra aux besoins du client. ATCO n’entend pas sacrifier sa réputation d’excellence en matière de services. »

Il est important de s’assurer qu’on pourra fournir le service que recherche l’OTAN, précise M. Bowes. La santé et la sécurité des employés appelés à faire un travail dangereux comptent parmi les principales préoccupations d’ATCO. « L’OTAN étant une organisation militaire, elle mène des opérations dans des régions à risque élevé, rappelle-t-il. On ne parle pas ici de destinations touristiques. »

M. Bowes, qui a servi pendant 23 ans dans l’Armée canadienne, y compris pour le compte de l’OTAN, souligne que si la procédure d’appel d’offres de l’OTAN peut être fastidieuse et coûteuse, on peut en dire autant d’autres organisations, dont Défense nationale. En fait, les délais peuvent même être beaucoup plus courts que dans le cas du MDN, même si la procédure d’appel d’offres de l’OTAN comporte de nombreuses étapes.

Douglas Wiemer, responsable du groupe technique des TIC de l’ADGA Group Consultants Inc., qui fait des affaires avec l’OTAN par l’intermédiaire du groupe ADGA-RHEA établi à Bruxelles, explique que, lorsqu’elles traitent avec l’OTAN, « les entreprises doivent être disposées à suivre l’évolution de possibles contrats sur une longue période, à maintenir des relations avec le client et à se tenir au courant de l’état d’avancement du contrat en vue ».

L’OTAN, note-t-il, regroupe de nombreux pays membres, et ses décisions sont prises par consensus. « Cela veut dire que toute décision concernant l’approvisionnement requiert beaucoup de temps. L’OTAN annonce très rapidement les possibilités à venir, mais malheureusement, il pourra s’écouler beaucoup de temps avant que ne soient publiées les invitations à soumissionner. »

Le fait de préparer soigneusement son offre pourra vous donner une longueur d’avance. « Il faut chercher à saisir précisément ce que le client recherche, explique M. Bowes. Le NATEX peut vous aider à cet égard, pour déceler certaines sensibilités et sujets brûlants qui ne figurent pas dans l’appel de propositions. »

Par exemple, l’organisme peut avoir été mécontent du fournisseur de services précédent, ou il se peut que l’exécution des travaux ait un caractère d’urgence, poursuit-il, en raison de « l’évolution du paysage géopolitique. Il faut donc réagir en conséquence. »

Le simple fait de présenter une offre peut être coûteux, prévient le lieutenant-colonel Bates. Une soumission pour un contrat de 200 millions de dollars pourrait coûter 1 million, compte tenu des exigences techniques et des différents éléments de la procédure d’appel d’offres, mais, en bout de compte, cela peut en valoir la peine.

« C’est un investissement important, et vous n’allez pas gagner à tous les coups. Mais qui ne risque rien n’a rien », fait-il remarquer en insistant sur la nécessité de se renseigner le plus possible et d’avoir des gens « sur le terrain » pour augmenter ses chances.

Il suggère aux entreprises de participer à des événements comme la Conférence sectorielle de la NCIA (en anglais seulement), qui aura lieu du 5 au 7 mai 2015 à Madrid, en Espagne. Des experts de haut niveau de l’OTAN dans le secteur de la défense, des militaires de forces armées alliées et des représentants du secteur privé et d’instituts universitaires y seront présents pour discuter des plus récentes avancées technologiques.

Les entreprises qui assistent à ces rencontres ont l’occasion de se renseigner sur les possibilités commerciales à venir du côté de l’OTAN et de mieux les comprendre, en plus de rencontrer d’autres entreprises avec lesquelles elles pourraient s’associer pour présenter des offres, explique le lieutenant-colonel Bates. « C’est le seul moyen de s’y prendre. »

Le Canada a organisé des missions commerciales à l’OTAN dont une, l’année dernière, a réuni 30 entreprises canadiennes de taille variée provenant de divers secteurs. Une prochaine mission est prévue à l’hiver 2016 pour initier des entreprises au marché de l’OTAN et les mettre en contact avec « des entreprises locales », annonce le lieutenant-colonel Bates.

Les entreprises qui cherchent à offrir leurs services à l’OTAN doivent envisager des moyens d’améliorer leur visibilité, de faire connaître leurs produits et services et leur politique en matière de prix, ce qui pourra accélérer la procédure si des contrats se présentent, conseille-t-il.

Par exemple, la plupart des contrats attribués à des entreprises canadiennes par la NCIA passent par des accords généraux de passation de commandes (BOA). La NCIA a créé ces BOA, l’équivalent des offres à commandes au Canada, pour mieux apparier l’offre et la demande, explique le lieutenant-colonel Bates. Les entreprises canadiennes peuvent mettre en place un BOA sans frais, simplement en cliquant sur « BOA » dans le site de la NCIA et en suivant les instructions.

Pour faire des affaires avec l’Agence OTAN de soutien et d’acquisition (NSPA) au Luxembourg, laquelle est chargée des projets de logistique et de la chaîne d’approvisionnement, il faut qu’une entreprise soit inscrite auprès de l’Agence, ce qui se fait gratuitement, précise-t-il. « L’inscription permet d’informer la NSPA de vos services, qui sera à même de déterminer rapidement quelles entreprises canadiennes peuvent lui offrir tel produit ou service. »

Les 28 pays membres de l’OTAN se servent également de la base de données de la NSPA pour localiser des fournisseurs de biens et services. S’inscrire auprès de la NSPA est donc « un choix judicieux », estime le lieutenant-colonel Bates. « Il arrive que des opérations de l’OTAN soient lancées promptement, et que les entreprises soient invitées à répondre du jour au lendemain à des demandes de propositions. Nous avons vu des entreprises canadiennes décrocher des contrats tout simplement parce qu’elles étaient inscrites dans cette base de données. »

M. Bowes précise que, si vous réussissez à obtenir un contrat de l’OTAN, il faut vous assurer de satisfaire aux exigences, aux conditions et aux modalités en fonction de l’énoncé de travail convenu. Veillez à ce que vos factures soient envoyées à temps et observez les pratiques commerciales éthiques. De telles précautions de même qu’un souci du détail contribuent à bâtir la réputation des entreprises, à l’instar d’ATCO, comme étant des fournisseurs « sûrs, solvables et de qualité ».

M. Wiemer ajoute que le groupe ADGA-RHEA trouve important de cerner les besoins de ses clients, affectant une équipe d’experts réputés pour leur excellence, afin de trouver des solutions répondant à ces besoins, dans le respect des délais et du budget.

« La satisfaction du client est capitale, rappelle-t-il. À cet égard, l’OTAN ne diffère pas des autres clients. »

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