Préparation d'une déclaration d'intérêt

Ce guide des affaires, résume les pratiques exemplaires pour préparer une déclaration d'intérêt concernant un travail financé par les institutions financières internationales (les IFIs).

Aperçu

En publicisant les demandes pour des expressions d'intérêt, l'objectif principal des IFIs est d'informer le plus grand nombre de consultants admissibles au sujet d'une occasion d'affaires en services d'experts-conseils en vertu d'un travail financé par les IFIs. Cependant, dans la plupart des cas, c'est l'agence d'exécution du pays emprunteur qui est responsable de la sélection des consultants et qui lancera le processus des demandes pour des expressions d'intérêt. L'information contenue dans les expressions d'intérêt servira pour dresser une liste courte d'experts-conseils les plus qualifiés qui seront ensuite invités à présenter une proposition pour le travail. La déclaration d'intérêt revêt donc une importance fondamentale puisqu'elle offre aux consultants une occasion des plus intéressantes de se distinguer de leurs concurrents, dès l'importante phase initiale de présélection pour travail.

Le processus pour figurer sur la liste courte est compétitif et les entreprises devraient utiliser la déclaration d'intérêt afin de démontrer leurs capacités et leur expertise. La déclaration d'intérêt doit répondre à tous les critères de présélection et devrait être rédigée de façon claire, concise et logique. L'information sur le contact à l'intention du décideur sera fournie dans la demande de déclarations d'intérêt. Dans l'examen des expressions d'intérêt, parmi les principaux facteurs pris en compte, on peut citer les compétences techniques et de gestion, les meilleures qualifications et les compétences propres au secteur du travail en question (p. ex. des travaux antérieurs avec des IFIs, organismes des Nations Unies, l'expertise propre au secteur, l'expérience dans le pays et/ou la région). Contrairement au processus d'examen des propositions plus formel, les déclarations d'intérêt ne sont pas évaluées selon un système basé sur des points, mais plutôt selon que les exigences minimales d'éligibilité ont été remplies. En tant que telle, une déclaration d'intérêt ne devrait pas être une soumission ou une proposition détaillée.

Il est important de se renseigner le plus possible sur l'opportunité avant de préparer la déclaration d'intérêt. Les entreprises devraient surveiller régulièrement le pipeline, les sommaires opérationnels et les communiqués de presse des IFI, afin d'être tenues au courant des futurs projets et elles devraient contacter le personnel-clé des organismes d'exécution avant leur diffusion des demandes de déclarations d'intérêt. Nombreux sont les sites Web des IFIs qui contiennent des renseignements détaillés sur les projets, notamment sur les contacts pour les organismes d'exécution. Il est aussi conseillé aux entreprises de contacter le Service des délégués commerciaux du Canada, situé à l'ambassade ou le consulat du Canada dans le pays emprunteur, afin de se renseigner sur les projets et de vérifier les informations à propos des partenaires locaux.

Des informations détaillées sur les projets et les déclarations d'intérêt sont disponibles sur les différents sites Web des IFI :

• La Banque africaine de développement (BAfD) publie les descriptions de projets dans ses résumés opérationnels trimestriels (QOS) et aussi sur sa page Projets et opérations. Les déclarations d'intérêt sont disponibles sur leur page de Avis d'appel à manifestation d'intérêt.
• La section Projets et appels d'offres (en anglais seulement) de la Banque asiatique de développement (BAsD) fournit des informations récapitulatives sur les projets nouveaux et proposés, ainsi que les avis de passation de marchés liés aux activités de projet et d'assistance technique. Les déclarations d'intérêt sont disponibles à partir du système de gestion des consultants (en anglais seulement) (CMS) de la BAsD.
• La Banque de développement des Caraïbes répertorie les projets approuvés dans la section Carte des projets (en anglais seulement) de son site Web et les déclarations d'intérêt sont publiées sur les pages Avis généraux de passation des marchés (en anglais seulement) et Autres avis de passation des marchés (en anglais seulement).
• La Banque européenne pour la reconstruction et le développement (BERD) publie des documents de synthèse sur les projets (en anglais seulement) pour chaque projet avant l'approbation du Conseil. Les avis de passation de marchés et les informations sur le pipeline sont disponibles dans la section Avis de passation de marchés (en anglais seulement) du site Web de la BERD.
• La Banque interaméricaine de développement (BID) fournit des renseignements similaires dans la page Projets (en anglais seulement) et les sections Passation des marchés du projet de son site Web, tandis que les REOI sont publiées sur les travaux opérationnels exécutés par la Banque (en anglais seulement) (BEO) ainsi que dans la section Passation des marchés du projet.
• La Banque mondiale publie des informations sur ses Projets et opérations. Les manifestations d'intérêt sont publiées à la fois sur la plateforme RFx Now (en anglais seulement) et sur la page Approvisionnement résultats du site Web.

Présentation de la déclaration d'intérêt

Couverture : La page couverture contient le titre du projet, l'intitulé du travail, le numéro de l'emprunt pour le projet, le nom, le logo et l'information sur le contact de l'entreprise.

Lettre d'accompagnement (le contenu est semblable à celui d'un résumé de la déclaration d'intérêt) : Elle doit se composer d'une à deux pages où les mots clés sont indiqués en caractères gras :

• Un paragraphe d'introduction faisant référence à l'intitulé ou au numéro du travail et indiquant le désir de l'entreprise d'exécuter celui-ci.
• Un à deux paragraphes présentant l'entreprise, ses priorités d'affaires et ses compétences clés pour effectuer le travail.
• Un à deux paragraphes soulignant l'expérience pertinente pour le projet.
• Un paragraphe mettant l'accent de façon détaillée sur un ou deux employés particulièrement qualifiés.
• Un paragraphe montrant que le but, les objectifs et le contexte d'exécution du travail sont compris.
• Une ou deux phrases identifiant le ou les partenaires locaux ou les experts associés.
• Un paragraphe de conclusion réaffirmant les raisons pour lesquelles l'entreprise devrait être présélectionnée et indiquant explicitement que celle-ci désire figurer sur la liste courte.
• Signature et titre d'un cadre supérieur de l'entreprise.

Énoncé de qualités de l'entreprise : L'énoncé de qualités de l'entreprise devrait mettre en valeur son expertise propre au secteur, son expérience dans le pays et/ou la région ainsi que sa collaboration avec un ou plusieurs partenaires locaux. La longueur du document variera selon l'ampleur du travail. L'énoncé de qualités vous offre l'occasion de décrire votre société et devrait donc être assez détaillé pour aborder tous les critères de présélection sans pour autant devenir une mini proposition. L'information suivante devrait être fournie :

• Cadre général et vue d'ensemble de la société
  • Description narrative de la société, de sa taille ou du nombre de ses employés, de ses antécédents, de ses filiales, de ses principaux secteurs d'activités et des prix lui ayant été décernés. Il s'agit avant tout de démontrer l'intégrité et la crédibilité de la société.
  • Dans le cas d'une coentreprise ou d'un consortium, il faudrait envisager d'inclure des sous-sections distinctes afin d'identifier chaque entreprise partenaire ou organisme membre.
• Compréhension du travail
  • Une section qui décrit comment l'entreprise comprend le but, les objectifs et le contexte d'exécution du projet ainsi qu'un bref exposé des principales questions, possibilités et difficultés. Les entreprises devraient aussi prouver leurs connaissances du domaine et/ou de l'environnement (tendances du marché, contexte mondial).
• Expérience internationale
  • Après un ou deux paragraphes d'introduction qui résument l'expérience internationale de l'entreprise, cette section devrait porter sur l'expérience récente qui concerne expressément le travail en question.
  • Insister sur l'expertise propre au secteur. Fournir une liste sélective de projets antérieurs qui relèvent du même secteur que le travail à effectuer. Le survol du projet devrait inclure une brève description de ce dernier et indiquer le pays, le titre du projet, le montant, la durée et les mois-personnes associés à ce travail. Il est important de montrer l'expérience antérieure de l'entreprise dans ce secteur.
  • Souligner l'expérience de l'entreprise dans le pays ou la région ainsi qu'avec les IFIs et l'ONU. Il s'agit de prouver que l'entreprise peut travailler efficacement dans le pays visé (pratique des affaires, langue, entre autres). Si l'expérience de l'entreprise propre au secteur est dans le même pays ou la même région que le travail à accomplir, cette information devrait être réaffirmée et étoffée dans cette section. Si l'entreprise ne possède pas d'expérience propre au secteur dans le pays ou la région, cette section devrait mettre l'accent sur l'expérience générale de l'entreprise dans le pays ou la région en établissant autant de parallèles que possible avec les compétences exigées pour le travail.
  • Envisager de joindre des lettres de référence en annexe.
• Professionnels et partenaires locaux
  • Cette section devrait dresser une liste du personnel clé dont l'expérience convient pour le travail à effectuer. Il est important d'énumérer les personnes les plus qualifiées de l'entreprise. Bien que les sociétés ne doivent pas induire en erreur, les experts présentés dans la déclaration d'intérêt ne doivent pas nécessairement être les mêmes que ceux inclus dans la proposition si vous êtes invité à soumissionner. (Nota : pour les propositions, l'équipe proposée ne peut être modifiée que dans des circonstances exceptionnelles.)
  • Si de nombreux experts sont mentionnés dans la déclaration d'intérêt, il conviendrait alors de fournir une courte biographie plutôt qu'un curriculum vitae complet. Ces biographies d'un paragraphe devraient résumer les études universitaires, les affiliations, l'expérience clé d'un projet ou d'un pays, les prix reçus, les langues, et les publications pertinentes de chaque expert. Dans le cas d'un travail individuel ou si seulement deux à trois experts sont nécessaires, le curriculum vitae complet pourrait être joint en annexe bien que de courtes biographies qui ciblent le travail à accomplir et qui fournissent assez d'information pour qu'une décision soit prise pourraient être suffisantes.
  • Un à deux paragraphes identifiants et décrivant les partenaires et les experts locaux. Lors du choix des partenaires locaux, il est essentiel d'opter pour une personne qui possède des qualifications techniques et pas seulement des réseaux politiques. Un partenaire local doté de bonnes compétences techniques contribuera à une déclaration d'intérêt et une proposition ultérieure plus efficaces.
• Capacités financières et engagements
  • Une ou deux phrases concises indiquant que la société possède les ressources financières et un nombre suffisant de gestionnaires pour exécuter le travail et qu'elle peut en fournir la preuve. Une information financière plus détaillée n'est généralement pas nécessaire, mais les sociétés devraient être préparées à la fournir en annexe si on la leur demande.
  • Certaines IFIs pourraient aussi demander un bref résumé des engagements actuels afin de déterminer s'il existe des conflits potentiels dans l'échéancier et l'exécution d'un projet et de s'assurer que la charge de travail d'une entreprise ou d'une personne n'empêchera pas celle-ci de réaliser le travail en question.
• Conclusion
  • Il peut être utile de créer un tableau de contrôle énumérant les critères de présélection par rapport à l'expérience et l'expertise de l'entreprise afin de souligner que celle-ci a respecté ou dépassé les exigences clés.
  • Un bref paragraphe de conclusion devrait réaffirmer l'intérêt de l'entreprise pour le travail et indiquer le contact au sein de l'entreprise qui est chargé de recevoir la proposition et de répondre à toute question y ayant trait.

Guide de soumission et conseils

Recherche : Assurez-vous d'avoir effectué des recherches exhaustives de toute l'information pertinente sur les sites Web des IFIs, et d'avoir contacté l'organisme d'exécution à l'avance pour tirer au clair tous les points importants.

Présentation : Assurez-vous que le document soit bien présenté et lisible et donne une impression professionnelle. Les logos devraient être utilisés sans ajouter d'images cliparts ou toute autre illustration inutile qui pourrait être perçue comme un manque de professionnalisme.

Langue : Assurez-vous que la déclaration d'intérêt est rédigée dans un format clair, concis et logique avec des mots clés en gras. La déclaration d'intérêt doit être écrite dans la même langue que la demande de déclarations d'intérêt publiée par l'organisme d'exécution. Lorsque l'anglais est indiqué comme étant la langue de soumission, il pourrait être utile (bien qu'on ne le demande pas) de soumettre une version traduite dans la langue du pays.

Documents à l'appui : Confirmez que vous avez ajouté tous les renseignements pertinents concernant votre expertise propre au secteur, au pays ou à la région, et avec les IFI ou l'ONU, ainsi que l'information sur le personnel clé (mini biographies par opposition à des CV) et des renseignements concernant les partenaires locaux. Des brochures peuvent être jointes au document, mais ne devraient pas remplacer la rédaction d'une déclaration d'intérêt adaptée. L'organisme d'exécution prendra sa décision en se fondant sur l'information écrite contenue dans la déclaration d'intérêt.

Coordonnées : Indiquez les coordonnées de la personne-contact au sein de la société à qui devront être adressées toute correspondance et demandes de proposition subséquentes.

Exemplaires : Assurez-vous que suffisamment d'exemplaires soient soumis pour satisfaire aux exigences de la demande de déclarations d'intérêt.

Méthode de soumission et acheminement : À moins d'indication explicite (p. ex., « Copie électronique seulement »), soumettez un exemplaire papier et un autre par voie électronique ou par courriel tel qu'indiqué dans la demande de déclaration d'intérêt. Assurez-vous que la déclaration d'intérêt arrive à temps. Envoyez par messager ou par courrier express et tenez compte des retards de livraison possibles. Les entreprises sont fortement encouragées à respecter la date limite de déclaration d'intérêt, car les soumissions tardives ne seront acceptées qu'à titre exceptionnel.

Suivi : Contactez l'organisme d'exécution afin de confirmer la réception de la déclaration d'intérêt.

Conclusion

Vous avez encore des questions? Contactez le membre approprié du Réseau de soutien pour le marché de l'aide au développement pour obtenir de l'aide.