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Préparation d'une déclaration d'intérêt

Juin 2015

Ce guide des affaires, préparé par les Bureaux de liaison avec les institutions financières internationales (BLIFI) situés à Washington, Abidjan, Manille et Bridgetown ainsi que par les Bureaux des administrateurs pour le Canada à la Banque interaméricaine de développement et à la Banque européenne pour la reconstruction et le développement, résume les pratiques exemplaires pour préparer une déclaration d'intérêt1 concernant un travail financé par les banques multilatérales de développement (les banques).

Aperçu

En publicisant les demandes pour des expressions d'intérêt, l'objectif principal des banques est d'informer le plus grand nombre de consultants admissibles au sujet d'une occasion d'affaires en services d'experts-conseils en vertu d'un travail financé par les banques. Réciproquement, c'est l'organisme d'exécution du pays débiteur qui est chargé de la sélection des consultants et qui lancera le processus des demandes pour des expressions d'intérêt. L'information contenue dans les expressions d'intérêt servira pour dresser une liste courte d'experts-conseils les plus qualifiés qui seront ensuite invités à présenter une proposition pour le travail. La déclaration d'intérêt revêt donc une importance fondamentale puisqu'elle offre aux consultants une occasion des plus intéressantes de se distinguer de leurs concurrents, dès l'importante phase initiale de présélection pour travail.

Le processus pour figurer sur la liste courte est compétitif et les entreprises devraient utiliser la déclaration d'intérêt afin de démontrer leurs capacités et leur expertise. La déclaration d'intérêt doit répondre à tous les critères de présélection et devrait être rédigée de façon claire, concise et logique. L'information sur le contact à l'intention du décideur sera fournie dans la demande de déclarations d'intérêt. Dans l'examen des expressions d'intérêt, parmi les principaux facteurs pris en compte, on peut citer les compétences techniques, l'organisation gestionnaire, les compétences propres au secteur du travail en question (p. ex. des travaux antérieurs avec des banques, l'expertise propre au secteur, l'expérience dans le pays et/ou la région), le personnel-clé et les partenaires locaux. Contrairement au processus d'examen des propositions, les déclarations d'intérêt ne sont pas évaluées selon un système de points et on ne s'attend pas à ce qu'une déclaration d'intérêt soit une soumission ou une proposition détaillée.

Il est important de se renseigner le plus possible sur le travail avant de préparer la déclaration d'intérêt. Les entreprises devraient surveiller régulièrement les sources d'informations et les sommaires mensuels des activités de chaque banque afin d'être tenues au courant des futurs projets et elles devraient contacter le personnel-clé des organismes d'exécution avant la diffusion des demandes de déclarations d'intérêt. Nombreux sont les sites Web des banques qui contiennent des renseignements détaillés sur les projets, notamment sur les contacts pour les organismes d'exécution. Il est aussi conseillé aux entreprises de contacter le Service des délégués commerciaux du Canada, situé à l'ambassade ou le consulat du Canada dans le pays débiteur, afin de se renseigner sur les projets et de vérifier les informations à propos des partenaires locaux.

On peut trouver de l'information détaillée pour un projet précis dans les divers documents que les banques préparent et publié sur leurs sites Web respectifs, avant d'approuver celui-ci :

Présentation de la déclaration d'intérêt

Couverture : La page couverture contient le titre du projet, l'intitulé du travail, le numéro de l'emprunt pour le projet, le nom, le logo et l'information sur le contact de l'entreprise.

Lettre d'accompagnement (le contenu est semblable à celui d'un résumé de la déclaration d'intérêt) : Elle doit se composer d'une à deux pages où les mots clés sont indiqués en caractères gras :

Énoncé de qualités de l'entreprise : L'énoncé de qualités de l'entreprise devrait mettre en valeur son expertise propre au secteur, son expérience dans le pays et/ou la région ainsi que sa collaboration avec un ou plusieurs partenaires locaux. La longueur du document variera selon l'ampleur du travail. L'énoncé de qualités vous offre l'occasion de décrire votre société et devrait donc être assez détaillé pour aborder tous les critères de présélection sans pour autant devenir une miniproposition. L'information suivante devrait être fournie :

Guide et conseils pour la soumission d'une déclaration d'intérêt

Recherche : Assurez-vous d'avoir effectué des recherches exhaustives de toute l'information pertinente sur les sites Web des banques, et d'avoir contacté l'organisme d'exécution à l'avance pour tirer au clair tous les points importants.

Présentation : Assurez-vous que le document soit bien présenté et lisible et donne une impression professionnelle. Les logos devraient être utilisés sans ajouter d'images prédessinées ou toute autre illustration inutile qui pourrait être perçue comme un manque de professionnalisme.

Langue : La déclaration d'intérêt doit être écrite dans la même langue que la demande de déclarations d'intérêt publiée par l'organisme d'exécution. Lorsque l'anglais est indiqué comme étant la langue de soumission, il pourrait être utile (bien qu'on ne le demande pas) de soumettre une version traduite dans la langue du pays.

Documents à l'appui : Confirmez que vous avez ajouté tous les renseignements pertinents concernant votre expertise propre au secteur, au pays ou à la région, et avec les banques, ainsi que l'information sur le personnel clé (mini biographies par opposition à des CV) et des renseignements concernant les partenaires locaux. Des brochures peuvent être jointes au document, mais ne devraient pas remplacer la rédaction d'une déclaration d'intérêt adaptée. L'organisme d'exécution prendra sa décision en se fondant sur l'information écrite contenue dans la déclaration d'intérêt.

Coordonnées : Indiquez les coordonnées de la personne-contact au sein de la société à qui devront être adressées toute correspondance et demandes de proposition subséquentes.

Exemplaires : Assurez-vous que suffisamment d'exemplaires soient soumis pour satisfaire aux exigences de la demande de déclarations d'intérêt.

Méthode de soumission et acheminement : À moins d'indication explicite (p. ex., « Copie électronique seulement »), soumettez un exemplaire papier et un autre par voie électronique ou par courriel tel qu'indiqué dans la demande de déclaration d'intérêt. Assurez-vous que la déclaration d'intérêt arrive à temps. Envoyez par messager ou par courrier express et tenez compte des retards de livraison possibles. Les déclarations d'intérêt en retard ne seront pas acceptées.

Suivi : Contactez l'organisme d'exécution afin de confirmer la réception de la déclaration d'intérêt.

Contacts du gouvernement Canadien

Bureaux de liaison avec les institutions financières internationales (BLIFI)

BLIFI Washington, Ambassade du Canada, Washington
Courriel : IFIWashington@international.gc.ca

BLIFI Bridgetown, Haut-commissariat du Canada aux Barbades
Courriel : Tammy.Brathwaite@international.gc.ca

BLIFI Manille, Ambassade du Canada aux Philippines
Courriel : Xuguang.Huang@international.gc.ca

BLIFI Abidjan, Ambassade du Canada en Côte d'ivoire
Courriel : Hartman.Kouassi@international.gc.ca

Sites Web utiles


1 La Banque de développement des Caraïbes pourrait utiliser l'expression « Énoncé des capacitiés » au lieu de « Déclaration d'intérêt ».

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