Établissement d'un Bureau de Représentation en Chine

Le Bureau de Représentation (BR) agit en tant qu'extension de la société étrangère. Si le BR signe un contrat avec une tierce partie, la société étrangère est liée à l'entente. Les BR ne peuvent exercer qu'un nombre restreint d'activités et il ne leur est pas permis de faire des profits. Elles ne doivent être utilisées que pour faciliter les activités de la société étrangère en Chine, notamment en matière de :

• D'activités d'études de marché, d'affichage et de publicité ayant trait aux produits ou services fournis par l'entreprise;
• Activités de liaison relatives aux ventes de produits ou services, ainsi qu'aux approvisionnements et investissements domestiques

En cas d'infraction liée à leurs activités, les BR recevront une amende et les revenus illégitimes seront confisqués. Puisqu'ils ne sont pas des entités légales capitalisées, ces derniers ne sont pas autorisés à recruter directement des employés chinois. En revanche, ils peuvent faire appel aux services d'une agence de recrutement qualifiée, telle que la FESCO (Foreign enterprise service company), pour embaucher du personnel local. Moyennant des frais, l'agence envoie du personnel au BR. Cependant, le BR a la possibilité d'embaucher directement jusqu'à un maximum de quatre ressortissants étrangers sans avoir à recourir aux services de l'agence de recrutement.

Bien qu'ils ne génèrent aucun revenu, ils peuvent tout de même être dans l'obligation de payer des taxes, au prorata de leurs dépenses, en vertu de la loi chinoise. Plus un investisseur aura de dépenses, plus il sera taxé.

Les BR sont une option appropriée pour les entreprises qui sont en quête d'approvisionnement en Chine, qui ont besoin d'avoir du personnel sur le terrain afin de s'assurer du contrôle de la qualité ou pour assurer un contact régulier auprès de leurs fournisseurs.

• Structure d'investissement étranger la plus simple à mettre en place
• Aucun capital social requis
• Ouvre la voir pour des investissements futurs
• Peut engager du personnel étranger / local
• Option la moins coûteuse

La société mère à l'étranger doit être constituée depuis au moins deux ans pour pouvoir établir un bureau régional. La procédure est la suivante :

Exigences préalables à l'obtention de la licence, 1 à 2 mois :

• Cueillette des renseignements de base auprès du client (7 jours ouvrables)
• Pré-approbation du nom (5 à 7 jours ouvrables)
• Obtenir un bail commercial d’une durée d’au moins 12 mois (dépend des clients / du propriétaire)
• Préparation des documents pour la constitution de l’entreprise par les clients (dépend des clients)
• Dépôt de la demande à l'AIC pour l’émission d’un certificat d'enregistrement de l’entreprise (10 à 14 jours ouvrables)
• Le BR existe désormais légalement

Après l'octroi de la licence, de 1 à 2 mois ou plus :

• Gravure du chop d’entreprise, chop de finance, chop de facture (« fapiao ») et du chop du représentant légal (1 à 2 jours ouvrables)
• Émission d’un certificat d'enregistrement des devises étrangères par la SAFE (si nécessaire)
• Enregistrement auprès des douanes (si nécessaire)
• Ouverture d’un compte bancaire de base en RMB (15 à 20 jours ouvrables)

L'investisseur étranger doit fournir les documents relatifs à sa demande auprès de l'Administration de l'industrie et du commerce (AIC) compétente pour recevoir un certificat d'immatriculation du bureau d'enregistrement. Le processus se termine lors de l'émission par l'AIC du Certificat pour un bureau de représentation d'une entreprise étrangère. Les documents suivants doivent être soumis à l'AIC locale :

• Le certificat d'approbation émis par l'autorité compétente (Administration nationale de l'industrie et du commerce - SAIC);
  • Pour les industries règlementées, un certificat d'approbation des investissements étrangers est exigé, obligeant les entreprises à soumettre un rapport d'étude de faisabilité, un certificat d'enregistrement pour la dénomination de l'entreprise, un certificat d'installation et l'adoption de mesures de protection de l'environnement qui soient approuvées.
  • Rapport d'évaluation (le cas échéant), accompagné d'autres documents qui peuvent varier d'une ville à l'autre.
• Le formulaire standard de demande d'enregistrement d'un BR publié par l'AIC;
• Le formulaire d'inscription standard pour les employés des bureaux de représentation émis par l'AIC;
• La lettre de candidature pour l'établissement d'un bureau de représentation;
• Le certificat de constitution de l'entreprise étrangère;
• Une lettre bancaire constatant la solvabilité de l'entreprise étrangère;
• Une lettre de nomination du représentant en chef;
• Les CV du représentant en chef et des autres représentants;
• Des photocopies des passeports ou des cartes d'identité des employés étrangers du BR;
• Contrat de location ou autres documents pour le bureau du BR;
• Photos du représentant en chef.

Cependant, les investisseurs doivent tenir compte du fait que les AIC peuvent différer en termes d'exigences selon leur emplacement. Lorsque l'autorité concernée a approuvé la requête, elle émettra un certificat d'enregistrement pour le BR ainsi que des cartes de représentant à ses employés chinois et étrangers. La date de constitution du bureau de représentation sera la date d'émission du certificat d'enregistrement et non la date d'approbation du certificat.

Il incombe au conseil d'administration de la société mère de nommer un représentant en chef qui sera responsable des opérations du BR. Bien que les dispositions législatives chinoises ne définissent pas clairement la portée de l'autorité du représentant en chef, la plupart des documents gouvernementaux exigent l'apposition de sa signature.

Pour établir un BR en Chine, il faut louer ou être propriétaire d'espaces de bureau et enregistrer ces locaux auprès de l'AIC.

Lors de la sélection d'espaces de bureaux, les investisseurs doivent s'assurer que l'immeuble est certifié pour la location à des entreprises et que ses locaux peuvent être loués à des fins commerciales. Ils devront aussi négocier avec le propriétaire afin d'obtenir une facture officielle de TVA pour les loyers. Le locateur doit également fournir une copie des documents suivants à l'investisseur :

• Certificat de propriété des lieux, portant le sceau de la société du propriétaire;
• Permis d'exploitation commerciale du propriétaire, portant le sceau de la société du propriétaire; et,
• Certificat de résidence du BR, émis par l'entreprise de gestion.

Le service des délégués commerciaux du Canada en Chine recommande aux lecteurs de se référer aux conseils de professionnels selon leurs circonstances spécifiques. Cette publication ne devrait pas être utilisée comme substitut à des conseils professionnels. Le gouvernement du Canada ne garantit pas l'exactitude des informations contenues sur cette page. Les lecteurs sont priés de vérifier de manière indépendante l’exactitude et la fiabilité des informations.