L'étiquette des affaires en Chine

Vérifiez le calendrier chinois et évitez tous les jours fériés nationaux, particulièrement le Nouvel An chinois. La fête nationale du 1er octobre et d’autres fêtes de moindre importance affectent également les affaires.

Avisez préalablement vos hôtes si vous avez des exigences spécifiques pour un projecteur et un écran par exemple. Dans bien des cas, ils ne disposent pas des ressources nécessaires à l’interne pour installer la technologie immédiatement.

Assurez-vous de connaître les capacités linguistiques de vos hôtes avant la réunion. Dotez-vous de votre propre interprète si vos hôtes ont une connaissance limitée de l’anglais/français.

Assurez-vous d’avoir une proposition détaillée de la valeur de votre entreprise et de votre produit. Ayez des documents en chinois pour partager avec vos hôtes. Souvent, les entreprises chinoises rencontrent plusieurs sociétés étrangères cherchant à établir des liens avec elles. Assurez-vous de capter leur attention lors de la première réunion pour faire en sorte que les choses ne s’arrêtent pas là.

Dans le doute, optez pour la formalité – cela reflétera votre respect et votre sérieux. On suggère parfois aux hommes d’adopter un style « décontracté » en été et de porter des polos ou des chemises boutonnées à manches courtes. Le port des shorts n’est absolument pas approprié.

L’hôte prendra l’initiative, et votre place sera probablement attribuée en fonction de votre rôle au sein de votre compagnie ou indiquée par un carton portant votre nom.

Une réunion formelle commencera lorsque le principal membre de la partie hôte se présentera et présentera ses collègues, puis exprimera sa position sur la question au cœur de la réunion. Le principal membre de votre groupe devrait ensuite faire de même. Les membres subalternes de la partie chinoise ne parlent généralement pas à moins d'y être invités par la personne en position d’autorité; votre respect de ce protocole aura l’avantage d’indiquer qui est la personne en autorité et qui dispose d’une expertise particulière.

Voici quelques points à garder à l’esprit lorsque vous faites des présentations en Chine.

• Adressez-vous à vos homologues par leurs titres et selon l’ordre d’ancienneté.
• Dites votre nom clairement. Indiquez le nom de votre entreprise et votre poste. Sachez que les Chinois mentionnent d’abord leur compagnie, puis leur titre, et ensuite leur nom.
• Les réunions commencent par des poignées de main. Si on vous donne une poignée de main soutenue lorsque les choses vont bien, ne craignez pas de continuer à serrer la main de votre homologue.
• Donnez votre carte de visite à la personne la plus importante d’abord. Utilisez les deux mains pour donner et recevoir les cartes. Prenez un moment pour regarder la carte et montrer à la personne que vous l’avez bien lu. Ayez vos propres cartes traduites en chinois d'un côté. Votre titre est important, car il détermine les invitations aux réunions, la hiérarchie et l’attribution des sièges.
• Assurez-vous d’avoir un nom chinois, idéalement un nom ayant une signification plutôt qu’une simple translittération, afin de montrer votre respect. La meilleure approche est de demander à un contact local ou un locuteur natif de créer un nom pour vous. Sinon, visitez « outils mandarins » dans la rubrique des « liens utiles » pour en créer un.

Suivez le signal de vos hôtes pour commencer à manger ou attendez d’être invité à le faire. Il pourrait y avoir des plats froids sur la table lorsque vous prendrez place.

Lors des banquets officiels, il arrive que le personnel qui fait le service effectue une rotation constante des plats. Les serveurs pourraient fréquemment remplacer votre assiette par une assiette propre également. Différentes viandes seront probablement servies lors du repas qui atteindra son paroxysme avec un plat de poisson, suivi d’un plat de base (riz, dumplings, nouilles), avant de se terminer avec une sucrerie ou un dessert.

Les Chinois ont tendance à offrir beaucoup de nourriture, et il est acceptable d’en refuser. Accepter de goûter un peu de tout est un signe de politesse. Vous ne devriez cependant pas manger ou boire complètement quelque chose que vous n’aimez pas, car cela signifierait que vous en voulez plus! Un signe de la tête aux serveurs leur signifiant de remplacer votre assiette leur permettra d’accommoder vos préférences de façon discrète.

Même s’ils préfèrent peut-être le vin lors des banquets, les Chinois peuvent offrir un alcool distillé fort appelé baijiu pour les toasts. Plusieurs toasts peuvent être portés durant un repas. Ne buvez jamais du verre réservé aux toasts, sauf à l’occasion d’un toast. Dans des circonstances normales, les Chinois ne vous pousseront pas à boire. Assurez-vous de manger quelque chose avant que les toasts ne commencent. Si vous ne pouvez pas boire, ou ne buvez pas pour des raisons médicales ou personnelles, on respectera vos souhaits, mais vous devriez en informer votre hôte préalablement.

Votre hôte commencera par un toast à votre présence/amitié/coopération. Règle générale, le principal invité devrait porter un toast quelques plats plus tard. Vos commentaires à l’occasion des toasts devraient être chaleureux et sincères, et ne pas être plus longs que ceux de votre hôte. Lors du toast, les Chinois disent normalement « gan bei », ce qui signifie « cul sec ». Boire est parfois considéré comme la preuve d’une relation étroite dans laquelle les partenaires peuvent se révéler tels qu’ils sont, mais cela peut varier selon la région. Dans le doute, demandez à votre hôte. Il ou elle sera très heureux(se) de vous fournir des explications et sera impressionné(e) par votre intérêt pour les coutumes locales. Il n’est pas rare que l’on fasse le tour de la table pour porter un toast à l’intention de chaque membre du groupe. Suivez l’exemple de vos hôtes et des contacts locaux.

Le banquet est généralement un événement mondain qui se tient dans un contexte officiel. Les discussions se concentreront probablement sur des sujets légers et l’échange d’informations générales sur la région ou l’entreprise, mais le moment n’est pas choisi pour se livrer à des négociations ou aborder des défis. On ne mettra peut-être pas l’accent sur la nourriture comme telle, mais les hôtes seront fiers des plats offerts.

Si vous souhaitez organiser un banquet, vous en avez certainement le droit, mais on ne s'attend pas à ce que vous organisiez un banquet à la conclusion d’un accord selon les pratiques commerciales habituelles.

C’est l'hôte qui paie. Si c’est vous qui êtes l’hôte, assurez-vous de ne pas montrer d’argent devant vos invités. Vous pouvez soit demander à quelqu’un de régler la facture à l’écart ou attendre que vos invités soient partis.

Les dîners officiels finissent souvent brusquement, lorsque le membre principal de la partie hôte se lève, remercie brièvement les invités pour leur participation et quitte les lieux. Si un dessert/fruit est servi, attendez-vous à ce que le repas prenne fin relativement peu de temps après.