Guide de conformité en matière de facteurs ESG et de durabilité

Il convient d’utiliser cette ressource lorsque :

• vous vendez des produits ou services, ou prévoyez d’en vendre, sur des marchés où les acheteurs et les organismes de réglementation exigent des preuves de votre diligence en matière de facteurs ESG, par exemple en Union européenne (UE), au Royaume-Uni (RU), de grands acheteurs multinationaux ou de gouvernements;
• vous êtes préoccupé par le travail forcé, les dommages environnementaux ou les risques liés à la gouvernance au sein de votre chaîne d’approvisionnement;
• des clients, des prêteurs ou des investisseurs vous demandent de répondre à des questionnaires sur des facteurs ESG, de fournir un code de conduite ou de transmettre des informations relatives aux émissions.

Objectif : Comprendre les principaux types d’attentes relatives aux facteurs ESG avec lesquels vous êtes susceptible de devoir composer, et ce, sans vous perdre dans des acronymes et des cadres réglementaires.

• Environnement : Réduire les émissions de gaz à effet de serre et d’autres impacts environnementaux, comme la consommation d’énergie, les déchets et la pollution. On accorde de plus en plus d’importance à la divulgation des risques pour l’environnement et, dans certains cas, aux données relatives à l’empreinte carbone des marchandises exportées.
• Facteurs sociaux : Lutter contre le travail forcé et le travail des enfants, protéger les droits du travail fondamentaux et la sécurité des travailleurs, et respecter les communautés touchées par vos activités et celles de vos chaînes d’approvisionnement. Le Canada impose déjà à certaines entités de produire des rapports en matière de travail forcé et de travail des enfants, et s’oriente vers l’imposition d’une exigence de diligence raisonnable à l’égard de l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement.
• Gouvernance : Démontrer que la direction ou le conseil d’administration exercent une surveillance des enjeux ESG, que des politiques pertinentes existent et que des mécanismes de base en matière d’intégrité, de lutte contre la corruption et de traitement des plaintes sont en place.

• Les réglementations étrangères, comme les mesures de l’UE en matière de durabilité, de reddition de compte et de diligence raisonnable (p. ex., le mécanisme d’ajustement carbone aux frontières, qui applique une taxe liée au carbone à certaines marchandises importées en fonction des émissions de gaz à effet de serre qu’elles comportent), font peser de plus en plus des attentes ESG sur l’ensemble des chaînes d’approvisionnement mondiales, y compris sur les fournisseurs canadiens.
• La politique canadienne s’aligne sur les normes internationales, par exemple les Normes canadiennes d’information sur la durabilité et les exigences en constante évolution concernant le travail forcé et la diligence raisonnable. Ce contexte implique donc que les acheteurs et les bailleurs de fonds sont susceptibles d’exiger au fil du temps des informations plus structurées quant à la diligence raisonnable des entreprises à l’égard des enjeux ESG.

Objectif : Déterminer où se situent vos principaux risques ESG et vos vulnérabilités en matière de conformité, en particulier chez vos fournisseurs et dans vos sites de production.

• Répertorier les maillons de votre chaîne d’approvisionnement à un niveau élémentaire en déterminant les principaux fournisseurs, pays où vous mener des activités et secteurs à haut risque, comme le textile, l’agriculture, l’électronique, l’exploitation minière, les poissons et fruits de mer ou les matériaux de construction.
• Rechercher les facteurs de risque évidents, par exemple :
  • l’approvisionnement auprès de pays ou de secteurs connus pour recourir au travail forcé ou au travail des enfants ou pour causer de graves dommages environnementaux;
  • des prix très bas, une structure de propriété opaque ou une réticence à se soumettre à des audits ou à répondre à des questions de base;
  • des activités à forte empreinte environnementale, comme la production à forte intensité énergétique, la production de déchets dangereux ou des liens avec la déforestation.
• Cerner les règles canadiennes et étrangères susceptibles de s’appliquer, notamment :
  • l’interdiction d’importation au Canada de marchandises produites par le recours au travail forcé ou au travail des enfants, ainsi que les obligations de reddition de compte obligatoires pour certaines entités;
  • les projets annoncés visant à mettre en place un régime canadien plus général de diligence raisonnable à l’égard des chaînes d’approvisionnement, qui devrait exiger des entreprises qu’elles répertorient les risques liés, d’assurer une surveillance et procéder à un examen périodique des pratiques de leurs fournisseurs;
  • les codes ou les exigences contractuelles en matière de facteurs ESG propres aux acheteurs, comme les clauses relatives aux droits de la personne, les normes environnementales ou les droits en matière d’audit.

Objectif : Créer un processus élémentaire et reproductible permettant de gérer les risques ESG, de répondre aux exigences des clients et des prêteurs, et de se préparer à l’évolution des réglementations.

• Attribuer des responsabilités: Désignez une personne chargée de coordonner les questions ESG, de tenir à jour une politique concise et d’assurer le suivi des principales demandes et obligations, ce qui inclut les questionnaires de clients, la reddition de compte en matière de travail forcé et les demandes de données sur les émissions de carbone.
• Définir et consigner par écrit des politiques et des attentes minimales
  • Rédigez des déclarations ou des politiques succinctes sur la gestion environnementale, le droit du travail, les droits de la personne et l’intégrité commerciale en vous référant à des normes reconnues, s’il y a lieu.
  • Communiquez les exigences de base aux principaux fournisseurs, comme l’interdiction du travail forcé ou du travail des enfants, le respect de la législation locale et la coopération à l’égard de demandes d’informations raisonnables.
• Intégrer des vérifications ESG aux processus existants
  • Ajoutez des questions portant sur des enjeux ESG dans le cadre de l’intégration et des évaluations périodiques des fournisseurs, qui mettent l’accent sur les principaux risques, les certifications et tous problèmes antérieurs.
  • En ce qui concerne les produits, secteurs ou régions à haut risque, prévoyez des mesures de suivi proportionnées, comme des demandes de documents, des certifications ou des audits par des tiers lorsque cela est possible.
  • Recueillez les données environnementales de base dont vos clients pourraient avoir besoin, comme la consommation d’énergie ou les émissions pour les principales gammes de produits, en particulier si vous exportez vers des marchés concernés par des instruments tels que le mécanisme d’ajustement carbone aux frontières de l’UE.
• Tenir des registres simples
  • Conservez des dossiers sur les engagements des fournisseurs, les évaluations des risques, les discussions relatives aux mesures correctives et les réponses des clients en matière d’enjeux ESG en vue de démontrer que vous avez fait preuve de diligence raisonnable.
  • À mesure que les attentes se renforcent, de nombreux exportateurs délaissent les documents statiques relatifs aux facteurs ESG au profit de systèmes de traçabilité numériques qui permettent d’assurer le suivi des données d’importance tout au long de la chaîne d’approvisionnement. Dans les secteurs à haut risque, cela peut inclure des plateformes qui consignent l’origine des produits, les résultats d’inspection, les certifications et les informations d’expédition dans un format structuré et inviolable, de sorte que vous puissiez réagir rapidement aux audits, aux questions des clients ou aux contrôles réglementaires.
  • Dans certains secteurs liés aux ressources naturelles et à l’industrie manufacturière, des entreprises commencent à utiliser des systèmes de registres distribués ou de type « chaîne de blocs » pour collecter des données relatives aux mines ou aux sites d’origine, enregistrer des résultats d’analyses de laboratoire ou d’inspections réalisées par des tiers, et conserver des dossiers immuables de certifications environnementales ou d’approvisionnement responsable. Vous n’avez pas besoin de développer ces systèmes vous-même, mais il se peut qu’on vous demande de participer à une plateforme gérée par un acheteur ou par une industrie.

Au fil du temps, la conformité aux normes ESG devrait reposer davantage sur des données structurées et vérifiables que sur des déclarations ponctuelles ou des fichiers PDF statiques. Pour les exportateurs, il peut s’agir de conserver des dossiers numériques plus clairs sur l’emplacement de fournisseurs, les notations de risque, les certifications, les mesures correctives et les indicateurs environnementaux de base. Vous devez également vous préparer à communiquer ces informations dans des formats standardisés exigés par les principaux acheteurs ou dans le cadre de dispositifs tels que des mécanismes frontaliers liés au carbone ou des règles d’approvisionnement responsable.

Vous n’êtes pas tenu d’adopter immédiatement des technologies avancées, mais il est utile de considérer la traçabilité numérique et la gestion des données comme faisant partie intégrante de votre « infrastructure » liée aux questions ESG, et non comme un simple complément facultatif. 

• Déterminez où se trouvent vos principaux points de vulnérabilité en matière d’enjeux ESG, comme des produits, des fournisseurs, des pays ou des acheteurs en particulier, et consignez toutes les obligations existantes (p. ex., des rapports sur le travail forcé, des codes de clients ou des clauses de marchés publics).
• Élaborez une politique concise sur les facteurs ESG et un questionnaire simple à l’intention des fournisseurs, en vous concentrant dans un premier temps sur le travail forcé et le travail des enfants, les normes du travail fondamentales et les principaux impacts environnementaux liés à vos produits.
• Intégrez des contrôles à l’égard des facteurs ESG aux processus d’intégration des fournisseurs et aux examens de transactions importantes, tenez des registres de base quant à vos exercices de diligence raisonnable, et actualisez votre approche à mesure que les exigences ESG canadiennes et étrangères évoluent.