Conformité et gestion des risques en matière d’exportation

La conformité et la gestion des risques en matière d’exportation font intervenir divers éléments :

• les contrôles et les sanctions;
• la cybersécurité;
• les facteurs environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG);
• le droit du travail et les droits de la personne;
• la protection des données;
• les processus de conformité au sens large.

Lorsqu’ils sont traités de manière appropriée, ces éléments s’intègrent à la prise de décision quotidienne en matière d’exportation. Ils ne doivent pas faire l’objet d’une vérification de dernière minute.

De saines pratiques en matière de conformité vous aident à :

• éviter les retards d’expédition, les amendes et les risques juridiques;
• conserver l’accès à du financement et à de l’assurance;
• répondre aux attentes d’acheteurs et de partenaires;
• protéger les données, les systèmes et la propriété intellectuelle (PI);
• gérer la qualité et vérifier la documentation à plusieurs points de contrôle (p. ex., le site de production, le port de chargement et le port de destination) en vue de réduire les risques opérationnels et contractuels;
• réduire les risques opérationnels et réputationnels à mesure que vos activités prennent de l’ampleur.

Les contrôles à l’exportation et les sanctions régissent les destinations, les destinataires et les usages pour lesquels vous pouvez légalement exporter certains biens, services et technologies. Le non-respect de ces règles peut entraîner le blocage des expéditions, des amendes, la perte de financement et la détérioration de votre réputation.​

• Classer ses produits, services et technologies pour déterminer si des contrôles à l’exportation sont susceptibles de s’appliquer.
• Effectuer des contrôles à l’égard de ses clients, intermédiaires et principaux fournisseurs pour vérifier s’ils sont inscrits à des listes de sanctions ou de parties visées par une interdiction.
• Vérifier si des autorisations ou des licences d’exportation sont requises pour certaines destinations ou utilisations finales.

Le Guide de conformité aux sanctions et aux contrôles des exportations explique le fonctionnement de régimes de sanctions et de contrôles à l’exportation, décrit des pratiques de vérification de sécurité et des processus d’octroi de licences, et propose des procédures que les entreprises peuvent adapter à leurs propres vérifications en matière de conformité.

Les exportateurs s’appuient fortement sur des systèmes numériques pour gérer les données de leurs clients, les documents commerciaux, les services logistiques et les paiements. La cybersécurité constitue donc un risque opérationnel majeur, et ce, même pour les petites entreprises. Au nombre des menaces courantes figurent l’hameçonnage, les rançongiciels ou la compromission des plateformes partagées.

Les exportateurs doivent également composer avec des risques liés à la falsification de documents d’expédition, à la fraude documentaire et à la manipulation de documents commerciaux dans le cadre de transactions transfrontalières. Les systèmes de validation numérique permettent de réduire les risques documentaires et d’améliorer la fiabilité des documents d’exportation. Il s’agit notamment de logiciels de gestion des documents d’exportation, de connaissements électroniques et d’outils simples de gestion documentaire qui vérifient si des informations sont manquantes ou incohérentes. Ces outils réduisent le risque d’erreurs et de fraude en plus d’éviter la perte de documents.

• Évaluer ses systèmes, ses contrôles d’accès et ses pratiques de traitement des données.
• Mettre en place des mesures de protection de base telles que des méthodes d’authentification fortes, des sauvegardes et des communications sécurisées.
• Vérifier que les plateformes tierces et les prestataires de services respectent des normes de sécurité acceptables.

La Liste de contrôle de référence sur l’état de préparation au numérique et la cybersécurité vous aide à mettre en place un niveau de sécurité minimal pour les activités d’exportation, qui couvre les appareils, les réseaux, les pratiques des utilisateurs et les risques liés aux fournisseurs.

Au Service des délégués commerciaux (SDC), nous proposons également des conseils en ligne sur la protection numérique de votre entreprise, notamment des ressources sur la cybersécurité, la protection de la PI et les obligations en matière de protection de la vie privée. Vous pouvez consulter ces ressources à la page Protéger votre entreprise en ligne.

Pour obtenir des conseils en matière de cybersécurité liés aux voyages (y compris les précautions à prendre dans les régions à haut risque), consultez la page du gouvernement du Canada intitulée Voyager avec des appareils électroniques ainsi que les recommandations de sécurité à l’intention des voyageurs connexes. Vérifiez toujours les Conseils aux voyageurs et avertissements par destination avant de partir.

La conduite responsable des entreprises (CRE) intègre la gestion des risques liés à l’environnement, aux personnes et à la société dans les activités principales d’une entreprise. Les attentes quant aux normes ESG influencent de plus en plus les exigences des acheteurs, les conditions de financement et l’accès au marché. De nombreux clients et prêteurs attendent des exportateurs qu’ils démontrent une conduite responsable et des pratiques de base en matière de développement durable dans l’ensemble de leurs activités et de leurs chaînes d’approvisionnement.

• Les impacts environnementaux tels que les émissions, les déchets et l’utilisation des ressources au sein de votre chaîne d’approvisionnement.
• Les enjeux sociaux, notamment les normes du travail, la diversité et les impacts sur les communautés.
• Les pratiques de gouvernance, comme les contrôles anticorruption et la supervision transparente.
• Les systèmes de traçabilité numérique qui favorisent la conformité en matière de facteurs ESG et la transparence quant à l’origine 1.

Si vous envisagez de solliciter du soutien de vos intérêts commerciaux auprès d’une mission canadienne à l’étranger (p. ex., en demandant au gouvernement du Canada, par l’intermédiaire du SDC, d’intervenir auprès d’un gouvernement ou d’un acheteur étranger), vous devrez d’abord signer la déclaration d’intégrité du SDC. Cette déclaration confirme que votre entreprise respecte les attentes du gouvernement du Canada en matière de lutte contre la corruption, y compris la conformité à la Loi sur la corruption d’agents publics étrangers (LCAPE), et qu’elle s’engage à ne pas s’adonner à des actes de corruption à l’égard d’agents publics étrangers. Les déclarations d’intégrité sont généralement valides pour une durée déterminée (p. ex. un, deux ou trois ans) et doivent être valides ou renouvelées avant que de nouveaux efforts de soutien des intérêts commerciaux puissent être fournis.

De plus, dans le cadre de la Stratégie du Canada pour une conduite responsable des entreprises à l’étranger, nous avons mis en place une attestation numérique de CRE que nos clients sont tenus de remplir lorsqu’ils accèdent à nos services. En remplissant cette attestation, votre entreprise reconnaît les attentes du gouvernement du Canada en matière de CRE et confirme qu’elle respectera les lois canadiennes applicables ainsi que les normes internationales pertinentes en matière de droits de la personne, de travail et d’environnement, et qu’elle coopérera de bonne foi à tout processus d’examen ou de règlement des différends connexe si elle y est invitée.

L’Outil d’auto-évaluation et de diligence raisonnable de base en matière de conduite responsable des entreprises offre une méthode structurée pour examiner vos pratiques actuelles et cerner des lacunes.

Le Guide de conformité en matière de facteurs ESG et de durabilité explique comment les attentes quant aux normes ESG influent sur les activités d’exportation et propose des mesures concrètes pour documenter et améliorer votre rendement au fil du temps.

De nombreuses administrations restreignent les importations liées au travail forcé ou à de graves violations des droits de la personne. Les grands acheteurs exigent de plus en plus souvent de leurs fournisseurs qu’ils démontrent une diligence raisonnable crédible tout au long de leurs chaînes d’approvisionnement.

Les exportateurs sont responsables non seulement de leurs propres activités, mais également de celles de leurs principaux fournisseurs et intermédiaires.

• Cerner les maillons les plus à risque de sa chaîne d’approvisionnement par zone géographique, secteur et activité.
• Évaluer ses fournisseurs et partenaires au regard des attentes en matière de travail et de droits de la personne.
• Mettre en place des processus permanents de suivi, de traitement des réclamations et de mesures correctives.

Le commerce transfrontalier fait intervenir des données personnelles et commerciales qui sont régies par les lois sur la vie privée et la protection des données tant au Canada que sur les marchés de destination. Certains pays imposent également des règles de localisation (ou résidence) des données qui ont une incidence sur la manière dont les données peuvent être stockées et traitées, ainsi que sur le lieu où cela peut se faire.

• Comprendre les données que l’on recueille, leur flux et les personnes qui y ont accès.
• S’assurer que ses pratiques en matière de consentement, de stockage, de transfert et de sécurité respectent les exigences juridiques applicables.
• Vérifier si les données doivent rester sur le territoire en question ou être traitées par des prestataires autorisés​.

La conformité et la gestion des risques sont plus efficaces lorsqu’elles sont gérées dans le cadre d’un plan facile à mettre en œuvre et à répéter. Cette gestion ne doit pas reposer sur des décisions au cas par cas; le plan de conformité de base définit les responsabilités, les processus, les outils et les cycles de révision.

La Liste de vérification de la conformité et les listes de vérification de conformité réglementaire définissent les éléments à vérifier avant de procéder avec des transactions, des expéditions ou des partenariats.

Voici d’autres outils qui permettent d’intégrer la conformité aux activités quotidiennes :

• Modèle de stratégie et de surveillance en matière de propriété intellectuelle

Remarque concernant le Modèle de stratégie et de surveillance en matière de propriété intellectuelle (lien no 84) : Lors de l’élaboration de votre stratégie en matière de PI, consultez le site de l’Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC) pour obtenir des conseils sur les marques de commerce, les brevets, les droits d’auteur et les dessins industriels. Le Village de la PI de l’OPIC propose des outils pour vous aider à protéger et à commercialiser votre PI. N’oubliez pas que l’enregistrement d’un droit de PI au Canada ne le protège qu’au Canada : vous devrez également l’enregistrer sur chaque marché cible. Vous pouvez également contacter notre délégué commercial sur votre marché cible pour obtenir des conseils sur les procédures locales d’enregistrement de la PI et les risques connexes, ainsi que pour être mis en relation avec des professionnels locaux qualifiés en la matière.

Le plan doit prévoir :

• une liste de vérification couvrant les sanctions, les contrôles à l’exportation, les règles d’étiquetage des produits, les facteurs ESG, le droit du travail, les données et la cybersécurité;
• des procédures et des modèles pour la vérification de sécurité, la diligence raisonnable, la documentation, les clauses contractuelles et la réponse aux incidents;
• des processus assistés par l’intelligence artificielle servant à la vérification des sanctions et aux contrôles de conformité automatisés, par exemple des alertes qui surveillent la validité des certifications des fournisseurs, l’exposition aux risques ESG, des données agrégées sur les émissions de carbone ou la non-conformité des contreparties;
• des révisions régulières pour maintenir à jour le plan de conformité à mesure que les marchés, les réglementations et les activités commerciales évoluent​.

Lors de l’élaboration de votre stratégie en matière de PI, consultez le site de l’Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC) pour obtenir des conseils sur les marques de commerce, les brevets, les droits d’auteur et les dessins industriels. Le Village de la PI de l’OPIC propose des outils pour vous aider à protéger et à commercialiser votre PI. N’oubliez pas que l’enregistrement d’un droit de PI au Canada ne le protège qu’au Canada : vous devrez également l’enregistrer sur chaque marché cible. Vous pouvez également contacter notre délégué commercial sur votre marché cible pour obtenir des conseils sur les procédures locales d’enregistrement de la PI et les risques connexes, ainsi que pour être mis en relation avec des professionnels locaux qualifiés en la matière.

Il est judicieux de mettre en place un tableau de bord de conformité intégré. Ce tableau de bord rassemble des indicateurs de risques financiers, logistiques et réglementaires au sein d’une vue d’ensemble coordonnée. Cette approche peut vous aider à gérer simultanément plusieurs domaines de conformité. Elle vous permet également de réagir rapidement lorsque des seuils sont franchis ou que de nouveaux risques apparaissent.

Les options de formation suivantes vous permettent d’approfondir vos compétences pratiques pour mieux gérer les questions de conformité et de risques liés à l’éthique et à vos activités en ligne dans le cadre de vos activités d’exportation.

Voici des cours sur demande qui approfondissent des sujets abordés dans ce chapitre. Ces cours sont offerts par le Centre de formation en commerce international d’Exportation et développement Canada (EDC) et du Forum pour la formation en commerce international :

• Éthique et conformité des affaires internationales : Cette formation se concentre sur la mise en place de programmes efficaces en matière d’éthique et de conformité pour prévenir, détecter et atténuer la corruption et les risques associés.
• Créer un plan d’exportation : Cette formation montre comment intégrer l’analyse des risques, la conformité et la planification de scénarios dans une stratégie d’exportation évolutive.

Pour une approche structurée et complète, pensez à suivre les cours suivants offerts par le Centre de formation en commerce international EDC-FITT :

• FITThabiletés – Faisabilité du commerce international : Le cours permet de renforcer les compétences nécessaires pour évaluer systématiquement les marchés, les risques et la faisabilité avant d’engager des ressources.
• FITThabiletés – Stratégies d’entrée sur les marchés internationaux : Le cours vous aide à optimiser vos chances de réussite et à réduire les risques liés à votre entrée sur un nouveau marché en améliorant votre processus de planification stratégique. Il inclut un module consacré au droit et à l’éthique de sorte que vous puissiez vous assurer que votre entreprise respecte les meilleures pratiques juridiques et éthiques tout en cernant des mesures proactives et réactives à prendre.

Rendez-vous sur le centre de formation à l’exportation du SDC, où nous regroupons des cours, des webinaires et d’autres ressources d’apprentissage supplémentaires provenant de divers partenaires, comme EDC, la Banque de développement du Canada (BDC) et le FITT, et classés par thème et par étape de votre parcours d’exportation.

• Liste de vérification de la conformité 
• Listes de vérification de conformité réglementaire

• Outil d’auto-évaluation et de diligence raisonnable de base en matière de conduite responsable des entreprises
• Liste de contrôle de référence sur l’état de préparation au numérique et la cybersécurité
• Guide de conformité aux sanctions et aux contrôles des exportations
• Guide de conformité en matière de facteurs ESG et de durabilité 
• Modèle de stratégie et de surveillance en matière de propriété intellectuelle

L’Outil de recherche d’aide aux entreprises est une ressource du gouvernement du Canada conçu pour aider les entreprises à trouver rapidement du financement, des crédits d’impôt, des conseils d’experts et des programmes de soutien pertinents proposés par les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. L’outil :

• couvre les subventions, y compris les subventions salariales, les prêts, les incitatifs fiscaux, les services de conseil, les programmes d’accélération et d’incubation ainsi que les aides à l’exportation;
• utilise un questionnaire succinct (localisation, taille, industrie et objectifs) pour générer une liste de programmes sur mesure plutôt qu’un répertoire générique;
• inclut du soutien pour des activités telles que la recherche et le développement, la commercialisation, l’exportation, le recrutement et la formation, l’adoption du numérique et les initiatives écologiques;
• fournit des critères d’admissibilités généraux, et vous redirige directement vers la page de chaque programme pour que vous puissiez vérifier les détails et déposer une demande.