Cette ressource vous aide à cerner les principales exigences juridiques et réglementaires applicables à vos produits et services sur des marchés d’exportation précis et à assurer le suivi des mesures que vous prenez à ces égards. Elle réduit le risque de rencontrer des problèmes découlant d’un manque de conformité à ces obligations, plutôt qu’attribuables à des erreurs isolées. Elle vient compléter la Liste de vérification de la conformité en proposant un processus de suivi adapté à chaque marché et plus détaillé à utiliser avant le lancement, pendant les activités et lors de l’examen de problèmes ou de différends.
Utilité de cette ressource
Voici quand utiliser cette ressource
Il convient d’utiliser cette ressource lorsque :
- vous vous préparez à entrer sur un nouveau marché et devez recenser les exigences relatives aux produits, aux services et à la documentation pour ce pays ou cette région;
- vous examinez un de vos marchés actuels à la suite de problèmes, de retards ou de différends pour déterminer si un manquement à certaines exigences aurait contribué au problème;
- vous vous renseignez périodiquement sur les réglementations et les normes applicables à vos principaux marchés dans le cadre d’une gestion continue de la conformité et des risques.
Voici comment utiliser cette ressource
- Utilisez la Liste de vérification A : Exigences relatives aux produits et services pour chaque combinaison de produit/service et marché de destination.
- Utilisez la Liste de vérification B : Documentation, autorisations et licences pour les flux typiques de transactions et d’expéditions.
- Utilisez la Liste de vérification C : Suivi et examen continus pour demeurer conforme aux exigences au fil du temps.
- Utilisez ces listes en complément de la Liste de vérification de la conformité (ressource de vérification de base de la conformité) lorsque vous êtes prêt à mettre en œuvre un système de conformité interne simple.
Catégories de risques liés à la conformité
Consultez ce tableau simple pour garder à l’esprit les principaux types de risques en matière de réglementation lorsque vous remplissez les listes de vérification pour chaque appariement de produit ou service par marché.
| Catégories | Exemples | Conséquences si le risque est ignoré |
|---|---|---|
| Conformité des produits | Normes de sécurité et techniques, essais, certifications, étiquetage et emballage | Saisie à la frontière, rappels de produits, amendes et perte d’accès au marché |
| Commerce et douanes | Classification du Système harmonisé (SH), évaluation, origine, droits de douane et règles d’accords commerciaux | Droits et taxes imprévus, pénalités et retards d’expédition |
| Sanctions et contrôles | Listes de sanctions, contrôles à l’exportation, et utilisations finales et utilisateurs finaux soumis à des restrictions | Violations de licence, amendes, responsabilité criminelle et atteinte à la réputation |
| Données et numérique | Règles de protection des renseignements, exigences de localisation des données, et règles relatives au commerce électronique et aux plateformes en ligne | Enquêtes, amendes, interruption de service et perte de confiance des clients |
Liste de vérification A : Exigences relatives aux produits et services
Objectif : Répertorier en un seul endroit les principales exigences relatives aux produits et services pour un marché en particulier.
Créez un tableau pour chaque combinaison de produit ou service par marché, qui comprend des colonnes comme les suivantes :
- Nom et code à l’interne du produit ou service
- Origine du produit (lieu de fabrication)
- Marché de destination (pays ou région)
- Classification utilisée (p. ex., code SH pour les marchandises ou catégorie de service)
- Codes du Système de classification des industries de l’Amérique du Nord (SCIAN) pour le marché nord-américain
- Normes et exigences techniques applicables (p. ex., règles de sécurité, de rendement et propres au secteur)
- Exigences en matière d’étiquetage et d’emballage (p. ex., langue, unités de mesure, avertissements, marquage d’origine et symboles de recyclage)
- Certifications ou enregistrements requis (p. ex., autorisations sectorielles ou marques de conformité)
- Code SH dans le pays de destination (unique pour chaque pays)
- Contraintes locales liées à la prestation de services (p. ex., licences, qualifications professionnelles et règles relatives à la localisation des données)
- Responsable chargé de l’exécution de chaque tâche
- État de préparation (Terminé / En cours / Sans objet) et remarques
Utilisez ce tableau pour :
- confirmer que les adaptations apportées au produit ou service et à la documentation reposent sur des exigences démontrées, et non sur des hypothèses;
- vérifier rapidement si une exigence a pu être omise ou modifiée lorsque des problèmes surviennent.
Liste de vérification B : Documentation, autorisations et licences
Objectif : Assurer le suivi des principaux documents, autorisations et licences nécessaires pour les transactions et les expéditions à l’exportation courantes vers un marché donné.
Créez une liste de vérification par marché (ou par marché et famille de produits) comprenant des sections telles que les suivantes :
- Documentation d’exportation et douanière (pays origine)
- Exigences relatives à la facture commerciale (contenu et format).
- Exigences relatives au bordereau d’expédition, y compris tous champs obligatoires.
- Certificats (p. ex., certificat d’origine, certificat sanitaire ou documentation de conformité), s’il y a lieu.
- Déclarations d’exportation, et seuils ou conditions déclenchant une obligation de déclaration.
- Licence d’exportation (si nécessaire).
- Exigences du pays d’origine et de destination
- Vérification des clients et des parties contractantes : contrôles de base des clients, des intermédiaires et des utilisateurs finaux (p. ex., vérification de sanctions et de restrictions imposées à des parties, vérification des informations négatives parues dans les médias, et vérification du nom légal, de l’adresse et des détails d’enregistrement).
- Licences ou autorisations visant certaines marchandises ou technologies.
- Marchandises réglementées ou prohibées.
- Enregistrements ou autorisations locaux liés à votre client ou à l’utilisation finale (le cas échéant).
- Documents relatifs au traitement préférentiel ou aux accords commerciaux (le cas échéant).
- Conformité réglementaire susceptible d’avoir une incidence sur l’entrée sur le marché (p. ex., étiquetage et normes de sécurité).
- Considérations relatives aux contrats et aux modalités
- Modalités qui doivent tenir compte des réalités réglementaires (p. ex., Incoterms, traitement des données, propriété intellectuelle [PI], conformité au marché et sanctions). Surveillez ces éléments en tant qu’« éléments à confirmer », plutôt que sous forme de formulation juridique précise.
- Qui est responsable des formalités (vous, le client ou un intermédiaire), et comment ces informations sont-elles communiquées à toutes les parties?
- État de préparation et justificatifs
- Quels éléments sont en place ou en cours d’avancement ou ne s’appliquent pas?
- Où sont stockés les documents justificatifs (p. ex., dossier sur un disque partagé, référence du système ou lien vers le système)?
- Confirmation que les dossiers de vérification des clients et des parties contractantes (p. ex., résultats de vérification, captures d’écran, rapports et notes de suivi) sont conservés dans un emplacement unique.
Cette liste de vérification facilite la planification, l’exécution quotidienne des activités et l’analyse des retards, des saisies ou des différends liés à des lacunes en matière de documentation.
Liste de vérification C : Suivi et examen continus
Objectif : Faciliter la tenue régulière d’examens de la conformité à mesure que les marchés et les règles évoluent.
Pour chaque marché d’importance, créez un bref registre d’examen comprenant ce qui suit :
- Responsable et fréquence des examens
- Modalités des évaluations des exigences clés (p. ex., chaque année ou après des changements réglementaires majeurs).
- Personne chargée d’entreprendre les examens et de coordonner les mises à jour.
- Déclencheurs d’un examen ponctuel
- Changements en matière de réglementation ou de politique commerciale d’importance touchant votre secteur ou vos produits.
- Problèmes opérationnels persistants (p. ex., requêtes des douanes ou rejets de documents à répétition).
- Changements au sein de vos propres activités (p. ex., nouvelle version d’un produit, nouveau canal ou nouveau type de partenaire).
- Mesures à prendre
- Changements en matière de réglementation ou de politique commerciale d’importance touchant votre secteur ou vos produits.
- Problèmes opérationnels persistants (p. ex., requêtes des douanes ou rejets de documents à répétition).
- Changements au sein de vos propres activités (p. ex., nouvelle version d’un produit, nouveau canal ou nouveau type de partenaire).
- Sources des renseignements trouvés (p. ex., sites Web officiels des gouvernements, informations de nos délégués commerciaux ou associations sectorielles).
- Résumé des changements cernés et de leurs répercussions opérationnelles.
- Mesures de suivi (p. ex., adapter les étiquettes, réviser les instructions internes, ajuster les contrats et informer les partenaires).
- Désignez une personne ou une équipe chargée de surveiller les changements importants en matière de commerce et de douanes qui touchent votre secteur. Il peut s’agir notamment de modifications tarifaires, de nouveaux recours commerciaux ou de la mise à jour de sanctions. Cette personne ou cette équipe doit diffuser de brèves notes à internes sur les répercussions potentielles.
- Modalités des évaluations des exigences clés (p. ex., chaque année ou après des changements réglementaires majeurs).
- Personne chargée d’entreprendre les examens et de coordonner les mises à jour.
- Lorsque des changements importants sont annoncés, examinez quels codes SH, produits, clients ou itinéraires liés aux activités de votre entreprise pourraient être concernés. Communiquez un bref résumé aux décideurs afin qu’ils puissent ajuster les prix, l’approvisionnement ou les modalités contractuelles au besoin.
Ce registre d’examen permet de démontrer que la conformité est un processus continu plutôt qu’un exercice ponctuel, et réduit le risque de s’écarter des exigences en vigueur au fil du temps.
Si différents responsables sont chargés de divers éléments des listes de vérification ci-dessus, assurez-vous de clairement assigner les responsabilités et envisagez de regrouper ces éléments dans un document ou un fichier de tableur hautement prioritaire et partagé. Ces efforts peuvent contribuer à garantir que les tâches font l’objet d’un suivi et qu’aucun aspect n’est négligé.