Technologie et innovation dans le domaine de l’exportation

Le présent chapitre sur la technologie et l’innovation dans le domaine de l’exportation met l’accent sur des moyens concrets d’utiliser les outils numériques pour étudier les marchés, gérer les risques, acheminer les marchandises, collaborer avec les clients et les partenaires, et résoudre les problèmes plus efficacement. Le chapitre se concentre sur des applications simples et réalistes que les petites et moyennes entreprises (PME) peuvent adopter sans devoir dépenser des sommes importantes ou mettre sur pied des équipes techniques spécialisées.

Les technologies choisies doivent soutenir votre plan d’exportation et vos activités quotidiennes. Commencez par des outils simples que vous pouvez maintenir à long terme et qui vous permettent de développer de saines habitudes, comme documenter les décisions et assurer le suivi des résultats. Appuyez-vous sur des sources officielles et des conseils professionnels pour valider les décisions liées à des questions réglementaires, juridiques ou à haut risque.

Lorsque vous planifiez votre entrée sur un nouveau marché, il convient d’intégrer des outils numériques dès votre planification initiale, et non pas après coup. Utilisez des outils de recherche basés sur l’intelligence artificielle (IA), des plateformes de réunions virtuelles, des listes de contrôle de préparation au commerce électronique et des flux de travail de documentation numérique, et ce, parallèlement à vos travaux d’étude de marché et à votre plan d’exportation. Cette façon de faire vous permettra de vous assurer que les technologies que vous avez choisies appuient votre stratégie d’entrée sur le marché dès le premier jour.

Lorsque vous adaptez votre site Web aux marchés d’exportation, il importe de tenir compte des éléments suivants :

• la langue et le contenu;
• les contraintes de bande passante;
• la cybersécurité;
• les options de paiement.

Utilisez une mise en page légère et des réseaux de diffusion de contenu lorsque la bande passante est limitée. Appliquez des pratiques de sécurité de base, comme le protocole HTTPS, un processus d’authentification forte et des mises à jour régulières. Choisissez des prestataires de services de paiement qui répondent aux préférences des consommateurs locaux et aux normes de sécurité applicables.

Les outils alimentés par l’IA peuvent accélérer la recherche documentaire, vous aider à organiser les informations et faciliter l’analyse élémentaire des risques. Ils sont particulièrement efficaces lorsqu’ils sont utilisés conjointement au jugement humain et à des sources vérifiées, notamment quand vient le temps de prendre des décisions liées à des questions réglementaires, juridiques ou financières.

L’assistance par l’IA peut être classée en trois grandes catégories :

• L’IA de recherche vous aide à trouver, résumer et structurer des informations pour des tâches telles que l’analyse de marché, l’établissement de listes de concurrents et la synthèse des cadres réglementaires.
• L’IA opérationnelle soutient les activités quotidiennes, comme la classification des billets de clients, le signalement de commandes à haut risque, la rédaction de messages types ou le marquage de transactions.
• L’IA prédictive utilise des données historiques pour estimer des résultats futurs, comme le taux de perte de clientèle probable par segment, la demande attendue par marché ou la probabilité de retard de livraison.

De nombreuses PME exercent désormais leurs activités dans des environnements analytiques appuyés par des interfaces de programmation d’applications (ou API – application programming interface). Ces environnements font le lien entre les données des plateformes de commerce électronique, les données de paiement, les données logistiques et les systèmes comptables pour que les outils d’IA puissent analyser le rendement à l’exportation tout au long du cycle de vente complet, soit de la commande à l’encaissement du paiement, et ce, sans qu’il soit nécessaire de saisir à nouveau les données manuellement.

Lorsque vous cernez des marchés ou des partenaires prometteurs à l’aide d’outils numériques, contactez-nous rapidement. Nos délégués commerciaux peuvent vous aider à valider vos constatations en ligne par rapport à la réalité sur le terrain, vous signaler des risques sur les plans réglementaires ou politiques, vous présenter des partenaires vérifiés et vous proposer nos divers programmes tels que les Accélérateurs technologiques canadiens et CanExport, lequel offre du financement.

Les outils d’IA peuvent faciliter l’accomplissement de certaines tâches pratiques, et ce, à faibles coûts, comme les suivantes :

• rédiger de premières ébauches de profils de marché à partir de diverses sources publiques avant que vous procédiez à une validation plus approfondie;
• organiser les informations sur les réglementations et les politiques sous forme de listes de contrôle et de questions à clarifier avec des experts;
• explorer des scénarios simples (p. ex., des variations de la demande ou des coûts) en vue de déterminer quelles hypothèses sont les plus pertinentes;
• chercher des risques liés à des questions géopolitiques et réglementaires (p. ex., des sanctions, des modifications des contrôles à l’exportation, des mesures de contrôle des capitaux et des perturbations liées à un conflit) et transformer ces constatations en questions à confirmer auprès d’experts ou de sources officielles;
• concevoir des tableaux de bord simples et basés sur l’IA, qui extraient des données de vos systèmes de commerce électronique, de logistique et de gestion financière de sorte que des alertes de risque, des scénarios et des prévisions de base soient intégrés à vos flux de travail quotidiens plutôt que traités dans le cadre de rapports ponctuels.

En ce qui concerne les PME, une gouvernance de base en matière d’IA consiste notamment à ne pas téléverser de données sensibles dans des outils non sécurisés et à accorder des accès en fonction des rôles pour veiller à ce que seules les personnes habilitées puissent consulter des données précises. Cette gouvernance implique également de valider les résultats d’importance générés par l’IA à l’aide de sources faisant autorité avant de passer à l’action.

À mesure que vous vous appuyez davantage sur les outils numériques, vous augmentez également votre exposition aux risques liés à la cybersécurité, aux données et à la conformité. Même des mesures simples peuvent réduire le risque d’incidents susceptibles de perturber vos activités, d’entacher votre réputation ou de nuire à vos clients.

• Principes fondamentaux de la cybersécurité : Assurez-vous que les principaux appareils, comptes et systèmes clés utilisés à l’appui de vos activités d’exportation sont protégés par des mots de passe forts, une authentification multifactorielle et des mises à jour logicielles régulières. Limitez l’accès aux informations sensibles aux personnes qui en ont besoin, et réexaminez les droits d’accès lorsque les rôles changent.
• Confidentialité et flux transfrontaliers des données : Si vous collectez des données sur vos clients ou vos employés dans un pays donné et que vous les stockez ou les traitez dans un autre, vous devrez peut-être vous conformer à plus d’un régime de protection des renseignements personnels. Vérifiez si votre utilisation de services infonuagiques, de systèmes de gestion de la relation avec la clientèle, d’outils d’IA ou de plateformes implique des transferts transfrontaliers de données. Assurez-vous que vos contrats et pratiques sont conformes aux règles applicables en matière de protection de la vie privée et de conservation et de stockage des données; vérifiez notamment si certaines données doivent rester sur le territoire en question ou dans des régions autorisées.
• Gouvernance des données : Déterminez à qui appartiennent les données importantes, comme les listes de clients, les données sur les prix, les contrats et les registres d’expédition, où elles sont stockées et quelles sont les modalités des copies de sauvegarde. Des règles simples concernant la nomenclature des fichiers, le contrôle des accès et la conservation des dossiers vous aideront à répondre plus efficacement en cas d’audits, de différends ou d’incidents.
• Utilisation responsable d’outils fondés sur l’IA : Évitez de saisir des informations hautement sensibles, confidentielles ou soumises à des contrôles à l’exportation dans des outils d’IA accessibles au public. Utilisez les résultats fournis par l’IA comme point de départ; vérifiez ensuite les faits et chiffres importants à l’aide de sources officielles, de contrats ou d’avis d’experts, en particulier pour les questions d’ordre réglementaire, technique ou financier.

La Liste de contrôle de référence sur l’état de préparation au numérique et la cybersécurité offre un moyen pratique d’évaluer vos pratiques actuelles et de cerner un petit nombre d’améliorations prioritaires.

De nombreux transporteurs, banques et prestataires de services logistiques proposent des plateformes numériques pour les documents commerciaux essentiels, comme les connaissements, les factures et les registres de financement. Une utilisation efficace de ces plateformes permet de réduire les erreurs, de raccourcir les délais, de diminuer les coûts de traitement des documents et d’améliorer la sécurité et la traçabilité.

De nombreuses PME s’appuient également sur des documents intégrés aux plateformes, comme les factures automatisées, les étiquettes d’expédition, les preuves de livraison électroniques et les journaux d’audit numériques. Ces documents générés par le système peuvent vous aider en matière de contrôles de conformité, de traitement des rétrofacturations et des différends, et de validation des expéditions transfrontalières.

• Faites appel à des prestataires reconnus (p. ex., votre banque ou votre transitaire) plutôt qu’à des plateformes non vérifiées.
• Vérifiez quels formats numériques et quelles signatures numériques sont acceptés par vos acheteurs, vos établissements financiers et les autorités.
• Définissez les rôles internes et les droits d’accès pour la création, la validation et le stockage de documents numériques.

Les outils de suivi en temps réel proposés par les transporteurs, les transitaires et certains fournisseurs de capteurs vous aident à localiser les expéditions et surveiller leurs conditions générales. Ils vous permettent également de réagir plus rapidement aux retards et aux perturbations. Même les pratiques de suivi les plus élémentaires peuvent améliorer la communication avec les clients, la planification et la gestion des risques.

• Assurez le suivi de toutes les expéditions importantes et regroupez les données clés en un seul endroit.
• Convenez avec vos clients du moment auquel les mises à jour de suivi seront communiquées et de quelle manière.
• Utilisez des alertes d’exception (telles que les retards ou les changements d’itinéraire) pour déclencher des réponses planifiées​.

Les outils virtuels, comme les vidéoconférences, les démonstrations en ligne, les présentations simples en trois dimensions (3D) et les salons professionnels virtuels, peuvent réduire les besoins de se déplacer et faciliter les interventions auprès de clients et partenaires potentiels ou actuels. Ces outils sont généralement plus utiles lorsqu’ils sont déployés à l’appui de visites en personne et participation à des salons professionnels traditionnels; ils ne les remplacent pas entièrement.

• Entretiens de prise de contact, démonstrations de produits et présentations techniques avec des clients ou partenaires potentiels ou actuels.
• Formation à distance, intégration et assistance à l’intention de partenaires et aux distributeurs.
• Participation à des salons virtuels, à des événements de présentation et à des webinaires sectoriels.

Vous pouvez faire le suivi du rendement de l’investissement dans des activités virtuelles en retraçant le parcours depuis la prise de connaissance jusqu’au revenu. À titre d’exemple, analysez le lien entre le nombre de participants aux webinaires avec le nombre d’appels inscrits au calendrier, de propositions commerciales et de contrats conclus. Au nombre des autres indicateurs utiles figurent le taux de conversion en clients de participants aux démonstrations par marché ainsi que le coût d’un client potentiel qualifié issu d’activités virtuelles.

Pour faciliter cette tâche, intégrez les formulaires d’inscription aux webinaires à votre outil de gestion des relations avec la clientèle de sorte que les contacts et les activités soient automatiquement consignés. Affichez les démonstrations virtuelles sur les pages d’accueil localisées afin que les visiteurs puissent consulter du contenu, des prix et des offres adaptés à leur marché et à leurs attentes. Vous pouvez également classer les participants par marché ou par segment pour les cibler de nouveau dans le cadre de campagnes de suivi et mesurer les résultats au fil du temps.

Au SDC, nous tenons à jour une liste de missions commerciales, d’événements virtuels et de possibilités de formation sur notre page Événements commerciaux et formations. Consultez cette page et inscrivez-vous à MonSDC pour découvrir les événements où vous pouvez combiner une participation en personne avec des démonstrations virtuelles, des webinaires et des campagnes de suivi.

Avant de vous engager à intégrer à votre stratégie des démonstrations virtuelles ou des formations en ligne à titre d’éléments centraux, vérifiez que vos marchés cibles peuvent accéder de manière fiable et avec une qualité acceptable aux plateformes que vous avez choisies, comme des plateformes d’apprentissage, des outils vidéo et des environnements de démonstration. Testez la connectivité avec vos partenaires sur place ou nos délégués commerciaux. Utilisez ces tests pour affiner vos prévisions budgétaires concernant les déplacements par rapport aux interactions virtuelles, ainsi que pour toute assistance technique locale dont vous pourriez avoir besoin.

Les assureurs, les prestataires de services logistiques, les places de marché électroniques et certains services juridiques utilisent des portails en ligne pour soumettre des réclamations, téléverser des preuves et des documents, faire le suivi de l’avancement des dossiers et, parfois, accéder à des services de médiation. L’utilisation systématique de ces plateformes peut raccourcir les délais de résolution et améliorer la qualité de la documentation à des fins de consultation ultérieure.​

• Conserver les contrats, les documents d’expédition et les communications importantes de manière organisée afin de pouvoir les téléverser rapidement.
• Documenter sans délai les problèmes en indiquant les dates, en joignant des photos, en conservant la correspondance et en notant les numéros de référence.
• Assurer le suivi des mises à jour de statut sur les plateformes de manière régulière et renvoyer les problèmes aux échelons supérieurs au besoin en respectant des règles internes claires.

La plupart des exportateurs ne peuvent pas mettre en œuvre toutes les technologies prometteuses en même temps. Une approche simple et progressive vous permet de vous concentrer sur les outils qui offrent des avantages évidents, qui correspondent à vos activités et dont l’adoption est réaliste pour votre équipe.

• Appareiller la technologie aux objectifs d’exportation : Commencez par des solutions qui soutiennent directement vos priorités actuelles en matière d’exportation, comme l’amélioration de la visibilité des expéditions, la réduction des erreurs de documentation ou l’augmentation du nombre de clients potentiels qualifiés sur des marchés cibles.
• Évaluer son état de préparation et l’effort requis : Pour chaque outil potentiel, évaluez l’ampleur des changements qu’il impliquera sur les plans des processus, des compétences et des systèmes. Concentrez-vous d’abord sur les technologies qui s’intègrent à celles que vous utilisez déjà et qui peuvent faire l’objet d’un projet pilote avec un petit groupe ou sur un seul marché.
• Vérifier le rendement des investissements : Estimez les coûts de mise en œuvre et d’abonnement parallèlement aux avantages escomptés, comme la réduction du travail manuel, la diminution des retards ou l’augmentation des taux de conversion. Utilisez des indicateurs simples de type « avant-après », comme le temps nécessaire à la préparation de documents, le temps de traitement des réclamations ou le respect des délais de livraison, pour décider s’il convient d’étendre, d’ajuster ou d’arrêter l’utilisation de l’outil.
• Établir un ordre pour l’adoption d’outils : Élaborez une feuille de route qui prévoie de commencer par des outils élémentaires qui ne peuvent que vous aider (p. ex., des plateformes de documents sécurisées, des tableaux de bord analytiques simples, des outils standard de réunion virtuelle), et passez à des solutions plus avancées uniquement lorsque des bases solides ont été mises en place et que les compétences nécessaires ont été acquises.

De nombreux exportateurs commencent à mettre à l’essai des technologies émergentes telles que les suivantes :

• la documentation commerciale fondée sur la chaîne de blocs;
• le suivi des expéditions au moyen l’Internet des objets (IdO) (p. ex., des capteurs de température, de chocs ou de localisation);
• des corridors commerciaux numériques qui lient plus efficacement les douanes, la logistique et les agences frontalières.

Vous n’avez pas besoin d’adopter ces technologies immédiatement. Cependant, en vous tenant informé de leur évolution dans votre secteur, vous pourrez mieux planifier vos futurs investissements et préparer les questions à poser aux fournisseurs.

Pour la plupart des exportateurs, l’adoption de technologies s’effectue plus efficacement par étapes plutôt que dans le cadre de grands projets ponctuels. Une feuille de route simple vous aide à déterminer ce qu’il faut faire dès maintenant, ce qu’il convient de tester ensuite et ce qu’il vaut mieux remettre à plus tard.

Vous n’êtes pas tenu de mener à bien tous les éléments d’une phase avant de passer à la suivante, mais la séquence présentée ci-dessus peut vous aider à éviter de surcharger votre équipe.

Vous pouvez également faire le suivi de quelques indicateurs simples pour déterminer si les nouveaux outils améliorent le rendement ou alourdissent la charge de travail. Par exemple, surveillez le temps nécessaire à la préparation et à la vérification des documents d’exportation, la fréquence des erreurs de documentation ou des retards aux douanes, ainsi que la rapidité avec laquelle les clients sont informés en cas de retard des expéditions. Vous pouvez également suivre la proportion des livraisons effectuées à l’intérieur des délais convenus sur vos principaux itinéraires, le nombre de clients potentiels qualifiés et les taux de conversion issus d’événements virtuels ou de démonstrations, ainsi que des indicateurs d’efficacité interne, comme le temps passé à rechercher des informations ou le nombre de données saisies en double. La comparaison de ces indicateurs avant et après le déploiement d’un outil peut vous aider à décider s’il convient d’étendre, d’ajuster ou de retirer une technologie. 

Les nouvelles technologies ne créent de la valeur que si les utilisateurs les emploient de manière constante. La planification de mesures d’adaptation au changement simples à l’interne pour chaque outil facilite son adoption.

• Formation du personnel : Fournir des formations courtes et axées sur des tâches précises (p. ex., « comment enregistrer une réclamation », « comment partager des liens de suivi », « comment archiver les contrats signés ») plutôt que de longues séances générales. Encourager l’entraide entre collègues afin que les premiers utilisateurs aident leurs collègues.
• Mise à jour des procédures opérationnelles normalisées (PON) et des listes de contrôle : Mettre à jour les procédures, les listes de contrôle et les gabarits actuels pour les adapter aux nouveaux outils, plutôt que de créer des processus distincts et parallèles. Par exemple, il convient d’ajouter des étapes pour le téléversement de documents sur une plateforme numérique ou l’enregistrement de données importantes dans un système partagé.
• Intégration dans les flux de travail : Déterminer à quelles étapes des flux de travail actuels le nouvel outil doit être utilisé, et désigner un responsable à chaque étape. Définir clairement les responsabilités (p. ex., le service des ventes saisit certaines données, l’équipe de la logistique met à jour les données de suivi ou le service financier vérifie le statut des factures).
• Rétroaction et ajustements : Au bout de quelques semaines, il convient de demander aux utilisateurs ce qui fonctionne, ce qui les ralentit et ce qui devrait changer. Utiliser ces commentaires pour simplifier les étapes et supprimer les champs ou les rapports superflus.

Les options de formation suivantes vous permettent de renforcer les compétences pratiques nécessaires pour adopter des technologies et des outils d’innovation qui viennent directement appuyer votre stratégie d’exportation et vos activités quotidiennes.​

Tirez parti des ressources d’apprentissage suivantes si vous envisagez de vous lancer dans l’exportation, soit des unités offertes dans le cadre de la Série FITThabiletés allégée d’Exportation et développement Canada (EDC) et du Forum pour la formation en commerce international (FITT) :​

• Marketing soutenu par les technologies numériques : Cette unité explique comment utiliser les canaux numériques et les outils d’analyse pour accroître votre visibilité, améliorer l’expérience client et soutenir votre croissance en ligne.
• Documents et transactions de commerce international : Cette unité vous aide à gérer avec exactitude des documents commerciaux, ce qui sous-tend le recours aux plateformes numériques permettant de garantir la sécurité des dossiers et des documents liés aux réclamations.
• Traversée des frontières et gestion des douanes : Cette unité présente le fonctionnement d’agences frontalières et de procédures douanières, et favorise une meilleure utilisation des outils numériques utiles au suivi et à la documentation.

Voici des cours sur demande qui approfondissent des sujets abordés dans le présent chapitre. Ces cours sont offerts par le Centre de formation en commerce international EDC-FITT :​​

• Internationalisation et localisation des sites Web : Cette formation se concentre sur l’adaptation et l’optimisation de votre site Web et de votre présence numérique pour un public international, ce qui vient appuyer l’utilisation d’outils virtuels et de canaux en ligne.
• Préparation des salons professionnels internationaux : Cette formation vous aide à coordonner des événements en personne avec des démonstrations virtuelles et des activités de suivi, et à tirer parti des plateformes numériques avant, pendant et après les salons.​

Pour une approche structurée et complète, pensez à suivre les cours suivants offerts par le Centre de formation en commerce international EDC-FITT :​​

• FITThabiletés – Chaîne de valeur mondiale : Le cours vous aide à renforcer votre capacité à concevoir et à optimiser des chaînes de valeur internationales, notamment grâce au rôle joué par la visibilité numérique, le suivi et les outils de collaboration.
• FITThabiletés – Ventes et marketing internationaux : Le cours vous permet de développer des compétences avancées en analyse de données, en engagement virtuel et dans l’utilisation de canaux numériques en vue de soutenir des activités évolutives de marketing et de vente fondées sur la technologie.​

Rendez-vous sur le centre de formation à l’exportation du SDC, où nous regroupons des cours, des webinaires et d’autres ressources d’apprentissage supplémentaires provenant de divers partenaires, comme EDC, la Banque de développement du Canada (BDC) et le FITT, et classés par thème et par étape de votre parcours d’exportation.

• Liste de contrôle interactive et imprimable pour la documentation d’exportation
• Liste de contrôle de référence sur l’état de préparation au numérique et la cybersécurité

L’Outil de recherche d’aide aux entreprises est une ressource du gouvernement du Canada conçu pour aider les entreprises à trouver rapidement du financement, des crédits d’impôt, des conseils d’experts et des programmes de soutien pertinents proposés par les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. L’outil :

• couvre les subventions, y compris les subventions salariales, les prêts, les incitatifs fiscaux, les services de conseil, les programmes d’accélération et d’incubation ainsi que les aides à l’exportation;
• utilise un questionnaire succinct (localisation, taille, industrie et objectifs) pour générer une liste de programmes sur mesure plutôt qu’un répertoire générique;
• inclut du soutien pour des activités telles que la recherche et le développement, la commercialisation, l’exportation, le recrutement et la formation, l’adoption du numérique et les initiatives écologiques;
• fournit des critères d’admissibilités généraux, et vous redirige directement vers la page de chaque programme pour que vous puissiez vérifier les détails et déposer une demande.