Liste de contrôle interactive et imprimable pour la documentation d’exportation
Utilité de cette ressource
La présente liste de contrôle vous aide à organiser et à remplir les principaux documents d’exportation et de logistique pour les expéditions ou l’exécution de projets. Elle permet de s’assurer que les documents sont exacts, cohérents et prêts à être utilisés en cas de besoin.
Cette ressource contribue à réduire les retards, les pénalités et les problèmes douaniers en vous offrant un moyen simple d’assurer le suivi de quels documents sont obligatoires, préparés, vérifiés, classés et déposés, et ce, pour chaque transaction.
Voici quand utiliser cette ressource
Il convient d’utiliser cette ressource :
lorsque vous préparez vos premiers envois ou projets d’exportation en vue de vérifier quels documents vous seront nécessaires et comment ils s’articulent entre eux;
avant chaque nouvelle livraison ou transaction, en tant que liste de contrôle préalable à l’expédition ou l’exécution permettant de vérifier que les documents requis sont complets, exacts et cohérents;
lorsque vous examinez ou améliorez vos processus de documentation dans le cadre d’efforts de préparation à l’exportation, de mise en conformité ou d’optimisation logistique.
Voici comment utiliser cette ressource
Faites une copie de cette liste de contrôle pour chaque expédition, projet ou contrat, et consignez les détails de base de la transaction en haut de la page.
Parcourez chaque section (documents commerciaux, de transport, de douane et justificatifs). Pour chaque document, indiquez son état de préparation et notez les mesures de suivi éventuelles.
Utilisez les mesures de vérification de la cohérence présentées pour vous assurer que les données importantes (noms, valeurs, Incoterms, codes du Système harmonisé [SH] et quantités) correspondent d’un document à l’autre avant l’expédition des marchandises ou l’exécution du projet.
Aperçu de l’expédition ou du projet
Utilisez cette section pour consigner des renseignements généraux afin que toute personne consultant le dossier comprenne à quoi renvoie la liste de contrôle.
Les documents commerciaux définissent la transaction, les prix et les conditions. Pour chaque élément, vérifiez si le document est obligatoire et s’il a été préparé, vérifié et classé.
1. Facture pro forma (le cas échéant)
2. Bon de commande de l’acheteur
3. Contrat de vente ou confirmation de commande (le cas échéant)
4. Facture commerciale
Vérification de la cohérence
Avant de passer à l’étape suivante, veuillez vous assurer de ce qui suit :
Le nom et l’adresse de l’acheteur sont identiques sur le bon de commande, le contrat (le cas échéant) et les factures.
Les descriptions de produits sont claires et cohérentes, y compris les numéros de modèle ou le numéro d’unité de gestion des stocks (UGS) (le cas échéant).
La monnaie, les prix, les Incoterms et les modalités de paiement sont les mêmes dans tous les documents commerciaux.
Documents de transport et de logistique
Utilisez cette section pour assurer le suivi des documents générés ou traités par vous-même, votre transitaire, votre transporteur ou vos partenaires logistiques.
1. Bordereau d’expédition
2. Document de transport
Par exemple, connaissement, lettre de transport maritime, lettre de transport aérien et Convention relative au contrat de transport international de marchandises par route (CMR).
3. Confirmation de réservation ou instructions d’expédition
4. Certificat d’origine (s’il y a lieu)
5. Autres documents liés au transport
Par exemple, déclaration de marchandises dangereuses, certificat de fumigation et certificat de pesée.
Vérification de la cohérence
Avant de passer à l’étape suivante, veuillez vous assurer de ce qui suit :
Le nombre de colis, les poids et les dimensions correspondent à ceux du bordereau d’expédition, du contrat de vente, de la facture commerciale et des documents de transport.
Les coordonnées du destinataire et de la partie à notifier sont correctes et correspondent à celles du contrat de vente et des instructions d’expédition (s’il y a lieu).
Documents douaniers et réglementaires
Cette section porte sur les documents nécessaires au dédouanement et à la conformité réglementaire sur les marchés d’exportation et d’importation. Certains documents peuvent être gérés par des courtiers en douane ou par l’acheteur.
1. Déclaration d’exportation
Conformément à la réglementation canadienne ou aux procédures du transporteur.
2. Permis d’exportation
Il est possible que vous deviez obtenir un permis d’exportation délivrée par une autorité gouvernementale avant l’expédition pour des produits, des destinations ou des utilisations finales en particulier (p. ex., des marchandises contrôlées, des articles stratégiques, certaines technologies, des articles à double usage ou des destinations visées par des sanctions). Utilisez cette section pour vérifier si un permis d’exportation est requis, si celui-ci a bien été obtenu et s’il est inscrit au dossier avant d’expédier des marchandises.
Vérification de la cohérence
Vérifiez que les produits, les codes SH, les quantités, le destinataire et l’utilisateur final indiqués sur le permis d’exportation correspondent aux renseignements figurant sur la facture commerciale, le bordereau d’expédition et les documents de transport.
3. Permis ou autorisation d’importation (s’il y a lieu)
4. Certificats propres aux produits
Par exemple, conformité sanitaire, sécuritaire, vétérinaire, phytosanitaire et technique.
5. Documents relatif à l’origine donnant droit au traitement préférentiel
Par exemple, dans le cadre d’un accord de libre-échange, le cas échéant.
Vérification de la cohérence
Avant de passer à l’étape suivante, veuillez vous assurer de ce qui suit :
Les codes SH utilisés sur les déclarations en douane correspondent à vos classifications internes des produits et sont les mêmes sur les factures et les autres documents requis.
Remarques importantes
Les six premiers chiffres d’un code du Système harmonisé (SH) à dix chiffres sont utilisés à l’échelle internationale. Vous pouvez généralement les trouver à l’aide de ressources telles que l’outil Trouver un code SH de Postes Canada ou le Tarif des douanes canadien complet de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC).
Les quatre derniers chiffres sont propres à chaque pays et doivent être déterminés à l’aide des listes tarifaires ou du système de classification SH du pays de destination. Dans de nombreux cas, votre acheteur ou son courtier en douane peut vous fournir le bon code à dix chiffres pour son marché.
Si vous exportez vers un pays ayant conclu un accord de libre-échange (ALE) avec le Canada, vous pouvez également utiliser Info-Tarif Canada pour trouver le code SH complet à dix chiffres et le traitement tarifaire applicable. Pour pouvoir profiter d’un traitement tarifaire préférentiel dans le cadre d’un ALE, vous devrez peut-être vous enregistrer auprès de l’autorité compétente et fournir la preuve que vos marchandises respectent les règles d’origine de l’accord en question.
Les informations sur le pays d’origine, les valeurs déclarées et les Incoterms sont les mêmes dans l’ensemble des documents commerciaux, de transport et douaniers.
Documents justificatifs et financiers
Assurez le suivi des documents justificatifs liés aux paiements, aux assurances et à l’assurance de la qualité.
1. Certificat d’assurance (relatif à la cargaison ou au projet)
2. Instrument de paiement
Par exemple, lettre de crédit, recouvrement bancaire ou modalités de compte ouvert.
3. Rapports d’inspection ou de contrôle de la qualité (s’il y a lieu)
4. Autres documents justificatifs
Par exemple, garanties, manuels techniques ou certificats demandés par l’acheteur.
Vérifications finales de la cohérence avant l’expédition ou la prestation
Avant l’expédition de marchandises ou le lancement officiel d’un projet de prestation de services, vérifiez que les informations d’importance concordent dans tous les documents.
Cochez chaque case une fois la vérification effectuée :
Approbation finale
Prochaines étapes
Enregistrez chaque liste de contrôle remplie avec la documentation relative à l’expédition ou au projet (dossier physique, disque partagé ou système de gestion documentaire) en vue de disposer d’un dossier clair des vérifications que vous avez effectuées.
Après chaque expédition, notez les problèmes récurrents (p. ex., certificats manquants, codes SH incohérents ou retards dans l’obtention de signatures) et adaptez vos procédures internes et vos modèles en vue de réduire la répétition d’erreurs.
Dans le cadre d’un examen juridique et réglementaire plus approfondi, utilisez la présente liste de contrôle conjointement aux ressources Liste de vérification de la conformité et Listes de vérification de conformité réglementaire, et consultez votre courtier en douane, votre transitaire et d’autres conseillers professionnels au besoin.
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