Outil d’auto-évaluation et de diligence raisonnable de base en matière de conduite responsable des entreprises

Objectif : Vérifiez si vos pratiques internes reflètent les attentes fondamentales en matière de CRE sur les plans de l’éthique, du travail et de l’environnement.

Répondez par Oui ou Non selon de votre situation actuelle. Ne fondez pas vos réponses sur ce que vous prévoyez de faire ultérieurement. Considérez chaque Non comme une lacune ou un risque potentiel à atténuer.

A. Éthique et lutte contre la corruption

1. Nous disposons d’une déclaration ou d’un code par écrit simple qui définit les attentes en matière de comportement honnête et éthique (p. ex., pas de corruption ou relations équitables avec les partenaires).

2. Notre équipe sait que les paiements de facilitation, les pots-de-vin et les cadeaux destinés à influencer les décisions ne sont pas acceptables dans le cadre de nos activités.

3. Nous disposons de directives de base sur la gestion des conflits d’intérêts (p. ex., le personnel ne favorise pas les fournisseurs appartenant à des membres de leur famille sans vérifications appropriées).

4. Nous procédons à un exercice de diligence raisonnable de base lorsque nous travaillons avec de nouveaux fournisseurs ou partenaires (p. ex., en vérifiant leur réputation, leur structure de propriété et tout signal d’alerte évident).

B. Travailleurs et conditions de travail

5. Nous respectons les lois régissant le travail en vigueur au Canada, notamment en matière de salaire minimum, d’heures de travail et d’exigences en matière de santé et de sécurité.

6. Nous n’autorisons pas le travail forcé, le travail des enfants, ni le harcèlement au sein de nos propres activités.

7. Nous documentons les modalités d’emploi (p. ex., contrats ou politiques) de manière suffisamment claire pour que le personnel comprenne ses droits et ses obligations.

8. Nous disposons d’une politique de santé et de sécurité au travail et procédons à des évaluations de risques élémentaires (p. ex., la vérification de la présence de dangers évidents dans les bureaux, l’entrepôt ou la zone de production).

9. Les employés ont accès à une procédure de plainte ou de grief claire (p. ex., une personne-ressource désignée et des étapes simples pour faire part de leurs préoccupations).

C. Environnement et communauté

10. Nous respectons la législation environnementale applicable et les autorisations requises pour nos activités au Canada.

11. Nous avons pris des mesures de base pour réduire les risques environnementaux évidents (p. ex., la manipulation en toute sécurité de matières dangereuses ou la gestion des déchets).

12. Nous sommes conscients de préoccupations potentielles en matière d’environnement ou que pourraient avoir les communautés en ce qui concerne nos activités, et nous serions prêts à y répondre si elles sont soulevées.

13. Nous disposons d’un plan d’intervention d’urgence en cas d’incidents environnementaux (p. ex., déversement, accident, incendie ou rejet de substances dangereuses), même s’il est rudimentaire.

D. Gouvernance et renvoi aux échelons supérieurs

14. Nous savons qui, au sein de notre organisation, est chargé des questions liées à CRE (même si cela fait partie de ses fonctions élargies).

15. Le personnel sait comment signaler des préoccupations en matière de comportements contraires à l’éthique ou de CRE, et à qui s’adresser.

16. Si un problème grave lié à CRE venait à se présenter, nous disposons au minimum d’une démarche de base pour mener l’enquête et y répondre.

17. Nous disposons d’un moyen confidentiel permettant au personnel ou aux partenaires de signaler des préoccupations graves (p. ex., un canal de signalement, une adresse courriel réservée ou une personne-ressource de confiance).

Après avoir rempli la liste de contrôle 1, veuillez consigner ce qui suit :

Objectif : Examiner la manière dont vous évaluez les risques liés à la CRE au sein de votre chaîne d’approvisionnement et dans vos relations avec vos principaux partenaires.

Concentrez-vous sur vos fournisseurs, sous-traitants et intermédiaires les plus importants. Il peut s’agir notamment de principaux fabricants, fournisseurs de composants essentiels, agents ou distributeurs.

Si vous ne disposez pas encore d’un code de conduite des fournisseurs, considérez son élaboration comme un domaine d’amélioration potentiel pour votre plan d’action en matière de CRE.

E. Attentes à l’égard des fournisseurs et des partenaires

1. Nous communiquons à nos principaux fournisseurs et partenaires nos attentes fondamentales en matière de conformité juridique, de normes du travail et de comportement éthique.

2. Nous sommes disposés à cesser toute collaboration avec les fournisseurs ou partenaires qui ne respectent pas les normes minimales, en particulier en cas de problèmes graves tels que le travail forcé ou la corruption.

3. Nous disposons d’un code de conduite des fournisseurs concis et par écrit, qui définit nos attentes en matière de normes du travail, de lutte contre la corruption, de responsabilité environnementale et de conformité juridique.

F. Diligence raisonnable de base

4. Avant de faire affaire avec un fournisseur, un agent ou un distributeur d’importance, nous effectuons au moins des vérifications d’antécédents de base (p. ex., recherche en ligne, références et dépistage de signaux d’alerte).

5. Nous avons une idée générale de la provenance de nos principaux intrants (pays et types de fournisseurs), et pas seulement du dernier fournisseur de la chaîne.

6. Si nous nous approvisionnons dans des secteurs ou des régions à haut risque, nous reconnaissons les risques accrus en matière de CRE (p. ex., travail forcé, atteintes à l’environnement et corruption).

7. Nous utilisons une liste de contrôle simple et standardisée pour les nouveaux fournisseurs, agents ou distributeurs clés (p. ex., vérification des antécédents et de la réputation, références, et contrôle de base relatif aux sanctions et aux listes de surveillance).

8. Nous consignons les résultats de ces vérifications de base dans un tableur, un dossier de messagerie, un registre de fournisseurs ou autres.

G. Surveillance continue et réponse

9. Si une allégation ou une préoccupation concernant un fournisseur ou un partenaire clé venait à être formulée (p. ex., dans la presse ou par le personnel), nous saurions comment la renvoyer aux échelons supérieurs et l’examiner.

10. Nous conservons des dossiers de base sur nos principaux fournisseurs et partenaires (leur identité, la nature de leurs interactions avec notre entreprise et toutes préoccupations soulevées).

11. Nous sommes prêts à ajuster et à suspendre nos relations, voire à y mettre fin, si des problèmes graves liés à la CRE sont confirmés.

12. Nous disposons d’un processus de renvoi aux échelons supérieurs simple en cas de préoccupations liées à la CRE à l’égard d’un fournisseur ou d’un partenaire clé (p. ex., qui examine le problème, quand suspendre les activités, et comment les décisions sont consignées).

Après avoir rempli la liste de contrôle 2, veuillez consigner ce qui suit :

Pour vous renseigner sur la diligence raisonnable et les chaînes d’approvisionnement ainsi que sur des mécanismes de résolution de différends, ce qui inclut des orientations officielles, des exemples et des informations sur les attentes, veuillez consulter les ressources du gouvernement du Canada sur la conduite responsable des entreprises.