Modèle de point de contrôle et de plan d’amélioration de l’état de préparation à l’exportation

Vous pouvez imprimer ce modèle ou le copier dans votre propre document ou feuille de calcul, puis adapter les champs à votre entreprise.

Objectif : Recenser vos principaux atouts et lacunes sur une seule page en utilisant la même structure que le Questionnaire d’évaluation de l’état de préparation à l’exportation.​

Créez un tableau ou une présentation simple à l’aide des champs ci-dessous.

A. Direction et engagement (Q1 à Q4)

• Nombre de réponses Oui :
• Nombre de réponses Non :
• Remarques succinctes (p. ex., « Objectifs encore vagues », « Pas de responsable clair pour l’exportation », « Engagement fort de la direction ») :

B. Stabilité et activités de l’entreprise (Q5 à Q8)

• Nombre de réponses Oui :
• Nombre de réponses Non :
• Remarques succinctes (p. ex., « Problèmes d’arriéré de commandes sur le marché national », « Inquiétudes quant à la fiabilité des fournisseurs ») :

C. État de préparation financière (Q9 à Q12)

• Nombre de réponses Oui :
• Nombre de réponses Non :

·       Remarques succinctes (p. ex. : « Fonds de roulement limité », « Pas encore de budget dédié aux activités d’exportation ») :

D. Potentiel et adéquation du marché (Q13 à Q16)

• Nombre de réponses Oui :
• Nombre de réponses Non :
• Remarques succinctes (p. ex. : « Un certain intérêt manifesté par les clients potentiels », « Marché cible encore indéfini ») :

E. État de préparation en matière de numérique et de données (Q17 à Q20)

• Nombre de réponses Oui :
• Nombre de réponses Non :
• Remarques succinctes (p. ex. : « Pas encore de contenu international sur le site Web », « Mesures de cybersécurité de base en place ») :

F. Connaissances et soutien en matière d’exportation (Q21 à Q24)

• Nombre de réponses Oui :
• Nombre de réponses Non :
• Remarques succinctes (p. ex. : « Connaissance limitée des Incoterms et des modes de paiement », « On sait à qui s’adresser pour obtenir de l’aide ») :

G. Conduite responsable des entreprises (CRE) (Q25 à Q27)

• Nombre de réponses Oui :
• Nombre de réponses Non :
• Remarques succinctes (p. ex. : « Attentes éthiques informelles », « Pas encore d’exercice de diligence raisonnable systématique à l’égard des partenaires ») :

H. Personnel et compétences (Q28 à Q30)

• Nombre de réponses Oui :
• Nombre de réponses Non :
• Remarques succinctes (p. ex. : « Pas de temps alloué aux activités d’exportation », « Quelques compétences linguistiques par l’intermédiaire de partenaires ») : 

I. Pertinence du produit ou du service (Q31 à Q34)

• Nombre de réponses Oui :
• Nombre de réponses Non :
• Remarques succinctes (p. ex. : « Pouvons desservir au moins un marché voisin », « Modèle de soutien après-vente non défini ») :

Risques et résilience (vue d’ensemble)

Remarques succinctes sur les principaux risques mis en évidence par le questionnaire et d’autres discussions (p. ex., exposition aux perturbations de la chaîne d’approvisionnement, risque de change, exposition à des risques politiques ou géopolitiques, et lacunes en matière d’assurance telles qu’une couverture limitée de l’assurance marchandises ou de l’assurance-crédit) :

Instantané global

Au bas de la page, ajoutez :

• Tendance générale :
• Nombreuses réponses Non, principalement dans :
  • A à C (direction, stabilité et finances).
  • D à I (marché, numérique, connaissances, CRE, personnel et adéquation du produit).
• Message principal sur l’état de préparation (d’une à deux phrases) :
  • Exemple : Les activités nationales et les finances doivent être stabilisées avant de se lancer dans l’exportation.
  • Exemple : Les bases sont solides; clarifiez le marché cible et les éléments de base en matière de numérique.

Objectif : Décidez s’il convient de passer dès maintenant à la planification détaillée d’activités d’exportation ou de d’abord mener à bien une phase d’amélioration ciblée.

Créez une brève section comprenant les éléments suivants :

1. État de point de contrôle (choisissez une option)

☐ Prêt à passer à la planification détaillée

• Aucun indicateur critique « Pas encore prêt » visant les sections A à C (direction, stabilité, finances), et au moins un niveau de préparation de base dans les autres sections.

☐ Poursuivre sous certaines conditions

• Vous pouvez commencer une certaine planification, mais uniquement si des lacunes précises en matière de préparation sont comblées en parallèle (énumérez les conditions ci-dessous).

☐ Pas encore prêt – phase d’amélioration d’abord

• Aucun engagement concernant la planification détaillée des exportations ou les visites de marché tant qu’un plan d’amélioration succinct n’aura pas été mené à bien.

2. Motifs de cette décision (de trois à cinq puces)

• Principaux atouts justifiant la décision (p. ex., « Activités de base stables », « Direction engagée et budget de base réservé ») :
• Principaux risques ou lacunes à l’origine de la décision (p. ex., « Pression sur la trésorerie », « Absence de responsable des exportations », « Marché cible mal défini ») :

3. Conditions ou seuils (à l’état « Poursuivre sous certaines conditions » ou « Pas encore prêt »)

Énumérez trois à six conditions simples et mesurables qui doivent être remplies avant de passer à l’étape suivante, par exemple :

• Nommer un responsable des exportations et libérer 0,2 à 0,5 équivalent temps plein (ETP) d’ici le [date].
• Stabiliser le respect des délais de livraison à au moins X % sur le marché national pendant trois mois consécutifs.
• Établir et approuver un budget d’exportation d’au moins [montant] $ pour les 12 prochains mois.
• Cerner un marché et un segment prioritaires, et documenter les éléments probants attestant de la demande.

Objectif : Déterminez les mesures les plus importantes pour combler les lacunes en matière de préparation au cours des 6 à 18 prochains mois.

Créez un tableau simple comportant des colonnes telles que les suivantes :

• Domaine prioritaire
• Description de la mesure
• Responsable
• Soutien nécessaire (personnel, budget et conseils)
• Date cible
• État et remarques

Domaine prioritaire : Direction et engagement (Section A)

• Mesure : Nommer un responsable des exportations et définir son rôle (chargé de la coordination la préparation, de la planification et de l’exploration précoce du marché).
• Responsable :
• Soutien nécessaire : Temps consacré par la direction; clarté du rôle.
• Date cible :
• État et remarques :

Domaine prioritaire : Stabilité et activités de l’entreprise (Section B)

• Mesure : Réduire l’arriéré de commandes nationales et améliorer la fiabilité des livraisons conformément aux objectifs convenus avant d’accepter des commandes à l’exportation.
• Responsable :
• Soutien nécessaire : Examen des processus; soutien opérationnel éventuel.
• Date cible :
• État et remarques :

Domaine prioritaire : Risques et résilience (Section C)

• Mesures :
  • Recenser les principaux risques liés à l’exportation (p. ex., exposition à des perturbations de la chaîne d’approvisionnement, risque de change, exposition à des risques politiques ou géopolitiques), et déterminer ceux qu’il convient d’atténuer en priorité (p. ex., fournisseurs de rechange, politique de change simple ou assurance-crédit).
  • Examiner les couvertures d’assurance existantes (p. ex., assurance des marchandises, responsabilité des fabricants et vendeurs de produits ou assurance-crédit), et vérifier si elles sont adaptées aux activités d’exportation prévues.
• Responsable :
• Soutien nécessaire : Commentaires des services des finances et de l’exploitation ainsi que des partenaires clés (p. ex., banque, assureur et transitaire).
• Date cible :
• État et remarques :

Domaine prioritaire : État de préparation financière (Section D)

• Mesure : Confirmer le financement du fonds de roulement et établir un budget d’exportation de base pour les 12 à 18 prochains mois.
• Responsable :
• Soutien nécessaire : Commentaire d’une banque, d’un expert-comptable ou d’un autre conseiller.
• Date cible :
• État et remarques :

Domaine prioritaire : État de préparation en matière de numérique et de données (Section E)

• Mesure : Effectuer un examen à l’aide de la Liste de contrôle sur l’état de préparation en matière de numérique et de cybersécurité et combler les lacunes les plus urgentes. 
• Responsable :
• Soutien nécessaire : Soutien informatique, soutien Web et, possiblement, de l’aide de l’externe.
• Date cible :
• État et remarques :

Domaine prioritaire : Connaissances en matière d’exportation, CRE ou Pertinence du produit (Sections F à I)

• Mesure : Organiser une ou deux séances de formation ou de conseil ciblées (p. ex., sur les bases de l’exportation, les Incoterms ou la CRE) et actualiser les pratiques internes conformément.
• Responsable :
• Soutien nécessaire : Temps et budget pour l’offre de formations de conseils.
• Date cible :
• État et remarques :

Il convient de veiller à ce que la liste demeure concise et réaliste de sorte que les mesures puissent être menées à bien dans un délai défini, ce qui permet d’éviter qu’elle ne devienne une liste de souhaits sans fin.

Les outils d’IA permettant d’effectuer des recherches sur le Web peuvent vous aider à accélérer vos premières recherches ou à structurer votre réflexion sur votre état de préparation à l’exportation et vos plans d’amélioration. Ils ne doivent pas se substituer à des recommandations officielles ni à votre propre jugement. Ils peuvent vous aider à :

• résumer les défis courants en matière de préparation et les meilleures pratiques pour les entreprises de taille et de secteur similaires;
• suggérer des mesures d’amélioration types pour combler les lacunes cernées à l’aide du questionnaire (p. ex., préparation financière, bases numériques ou connaissances en matière d’exportation);
• rédiger ou organiser de courts plans d’amélioration, des listes de contrôle ou des descriptions de poste pour un responsable des exportations, que vous affinerez ensuite par vous-même.

Cependant, il convient de noter que les résultats générés par l’IA présentent des limites importantes, notamment :

• ils dépendent de la qualité, de la portée et de l’interprétation des sources sous-jacentes;
• ils peuvent passer à côté de nuances, être incomplets ou inventer de faux détails non étayés par les sources qu’ils citent;
• ils doivent toujours être validés par rapport à des sources faisant autorité, comme des statistiques officielles, la réglementation en vigueur, des rapports fiables et les conseils de nos délégués commerciaux ou d’autres experts qualifiés, avant que vous ne vous y fiiez pour prendre des décisions.

Il vous incombe de vérifier que le contenu généré par l’IA est exact, à jour et adapté à votre entreprise, à vos produits et à vos marchés cibles.​

Vous pouvez utiliser n’importe quel assistant d’IA polyvalent capable d’effectuer des recherches sur le Web et d’afficher clairement ses sources, par exemple :

• Perplexity (en anlglais seulement) : Moteur de réponses qui fonde ses réponses sur des pages Web actuelles et affiche des citations avec référence directe dans le texte et accompagnées des sources cliquables.
• recherche ChatGPT (en anlglais seulement) : Mode de recherche d’OpenAI qui utilise des données Web en temps réel et affiche des sources liées dans la réponse.
• Microsoft Copilot (en anlglais seulement) : Assistant de type GPT-4 s’appuyant sur Bing; il affiche généralement des liens de notes de bas de page numérotés vers les pages sources.
• Claude, avec navigation Web (en anlglais seulement) : Assistant capable de lancer une recherche sur le Web (p. ex., sur Brave) et de citer des URL et des titres lorsque la navigation est utilisée.

Le recours à plusieurs outils pour une même question peut faire ressortir des points de convergence et de divergence qui nécessitent une vérification manuelle plus approfondie.

L’exemple de requête ci-dessous est facultatif. Il a pour but de vous aider à structurer votre réflexion et vos questions, et non de prendre des décisions à votre place. Vérifiez toujours les résultats à l’aide de données officielles, de conseils d’experts et de votre propre analyse.

Veillez à modifier les informations entre crochets avant de les coller.

Vous pouvez ensuite coller les mesures pertinentes dans le tableau du plan d’amélioration décrit ci-dessus et intégrer les responsables, les dates et les détails propres à votre entreprise.

• Remplissez le Questionnaire d’évaluation de l’état de préparation à l’exportation et complétez l’Instantané de l’état de préparation en utilisant les sections A à I.
• Utilisez la section Décision au point de contrôle et conditions pour convenir à l’interne si vous êtes à l’étape « Prêt à passer à la planification détaillée », « Poursuivre sous certaines conditions » ou « Pas encore prêt ».
• Une fois que les conditions de passage de vos points de contrôle sont remplies, passez à une planification plus détaillée de l’exportation à l’aide du Modèle de plan d’exportation.