Guide pour vendre aux gouvernements et aux grandes multinationales

• Lisez les sections une première fois pour comprendre globalement les processus d’approvisionnement de ces acheteurs et leurs attentes.
• Utilisez les listes de contrôle et les questions pour évaluer vos capacités et lacunes actuelles avant de décider de répondre à des appels d’offres ou de participer à des programmes d’acheteurs en particulier.
• Appliquez les conseils pratiques à une occasion d’affaires concrète (p. ex., un appel à propositions [AP] en cours, un processus d’enregistrement des fournisseurs ou une relation avec un maître d’œuvre), plutôt que d’utiliser le guide de manière purement théorique.

Au besoin, consultez vos propres conseillers juridiques, fiscaux et en passation de marchés pour connaître les règles précises et les répercussions contractuelles de chaque administration ou programme d’acheteurs.

Les gouvernements et les grandes multinationales s’approvisionnent généralement dans le cadre de processus de passation de marchés structurés. Ces processus sont plus formels, davantage régis par des règles et mieux documentés que les processus de ventes interentreprises classiques.

Parmi les caractéristiques habituelles, on peut mentionner les suivantes :

Procédures formelles et seuils

• Des règles claires déterminent les cas où il est obligatoire de recourir à des appels d’offres ouverts, à des accords-cadres ou à des demandes de devis concurrentiels, ce qui est souvent lié à la valeur du contrat.
• Des étapes formelles sont à suivre, comme des demandes de renseignements, des processus de préqualification, des DP, des grilles d’évaluation et des avis d’adjudication de contrat formels.

Définition des rôles et répartition des responsabilités

• Les équipes chargées des achats (ou de l’approvisionnement) gèrent les processus et veillent au respect des règles internes.
• Des « responsables » internes (p. ex., un service ou une équipe) définissent les besoins techniques et évaluent les solutions.

Transparence et auditabilité

• Les décisions doivent souvent être documentées, car elles peuvent faire l’objet d’un audit, d’une contestation juridique ou d’un examen interne.
• Les communications avec les fournisseurs peuvent être strictement contrôlées de sorte à éviter tout biais, réel ou perçu.

En ce qui concerne les grandes multinationales, les processus internes peuvent s’apparenter à ceux des marchés publics, et ce, même s’ils ne sont pas régis par le droit du secteur public, en particulier dans les secteurs réglementés.

Avant de pouvoir remporter un marché, il est souvent établi que vous devez être admissible pour soumissionner ou vous enregistrer en tant que fournisseur.

Voici quelques exemples d’exigences d’admissibilité :

Éléments de base juridiques et financiers

• Preuve de l’existence juridique de l’entité et que sa situation est en règle (p. ex., documents d’enregistrement, numéros d’identification fiscale et déclarations de propriété véritable).
• Seuils minimaux de solidité financière ou de chiffre d’affaires, parfois étayés par des états financiers vérifiés ou des lettres bancaires.

Expérience technique et sectorielle

• Expérience démontrée sur des projets similaires, y compris des références et des études de cas.
• Certifications ou accréditations pertinentes dans le secteur (p. ex., qualité, sécurité, sécurité informatique et normes environnementales).

Exigences en matière de conformité et d’intégrité

• Déclarations relatives à la lutte contre la corruption, aux sanctions, aux droits de la personne, à la protection des données ou à d’autres questions de réglementation.
• Confirmation que vous et votre personnel principal ne faites pas l’objet d’une exclusion, d’une interdiction de participation ou de certaines sanctions ou condamnations.

Critères opérationnels et géographiques

• Capacité à fournir les marchandises ou les services dans des lieux précis ou à respecter des exigences précises en matière de niveau de service.
• Certains appels d’offres s’accompagnent de règles relatives au contenu local, d’objectifs de participation de petites et moyennes entreprises (PME) ou de conditions en matière de diversité et d’inclusion.
• Il importe de déterminer dès que possible si vous devez disposer d’une entité ou d’un bureau sur le territoire en question pour pouvoir soumissionner. Cette exigence peut modifier radicalement votre stratégie d’entrée sur le marché.

De nombreux gouvernements et multinationales utilisent des portails d’enregistrement des fournisseurs ou des systèmes de préqualification. Le fait d’y figurer ne garantit pas l’obtention d’un marché, mais constitue souvent une condition préalable.

Les processus varient, mais beaucoup suivent une structure similaire.

Les étapes habituelles comprennent les suivantes :

Sondage du marché et engagement précoce

• Conversations informelles lors d’événements ou organisées par notre intermédiaire (le Service des délégués commerciaux [SDC]), par l’intermédiaire d’organisations d’entreprises ou dans le cadre d’activités de mobilisation des fournisseurs.
• Demandes de renseignements (appels d’intérêt) ou déclarations d’intérêt utilisées pour évaluer la capacité du marché et définir les futurs appels d’offres.

Préqualification

• Questionnaires ou systèmes de qualification dans lesquels les fournisseurs enregistrent une seule fois une des informations standardisées et réutilisables pour tous les appels d’offres.
• Évaluation au regard de critères de base d’admissibilité, d’expérience et de conformité avant de pouvoir soumissionner pour des contrats précis.

Étape de l’appel d’offres ou de la DP

• Renseignements détaillés tels que des spécifications, des critères d’évaluation et des instructions relatives à la soumission de la proposition.
• Délais stricts, formats imposés (p. ex., soumission par un portail) et exigences relatives aux demandes de clarification.

Évaluation et adjudication

• Systèmes de notation pondérée portant sur des critères techniques, financiers, de contenu local ou, dans certains cas, environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG).
• Les possibilités de négociation sont souvent limitées; votre proposition écrite doit donc être complète en soi.

Passation de marché et intégration

• Modèles de contrats standards qui peuvent être moins négociables que dans le cadre de contrats avec des PME.
• Étapes d’intégration, comme des habilitations de sécurité, l’accès aux systèmes, la mise en place de la facturation et les attentes en matière de reddition de compte.

Comprendre où vous vous situez dans ce cycle vous aide à présenter votre offre de manière appropriée et à éviter d’investir massivement au mauvais moment.

Les gouvernements et les grandes multinationales sont souvent plus conservateurs et plus sensibles au risque que les petits acheteurs.

Au nombre des préoccupations courantes, on peut mentionner les suivantes :

Risques d’exécution et liés à la continuité des activités

• Capacité à exécuter le contrat selon les délais, les quantités et les modalités prévues, et ce, de manière constante, ce qui inclut d’avoir des plans de secours en cas de perturbation.
• Preuve de l’existence de processus robustes en matière de qualité, de sécurité et de gestion des incidents.

Conformité et intégrité

• Garantie que vous comprenez et respectez les attentes en matière de lutte contre la corruption, de sanctions, de contrôles à l’exportation et de conduite responsable des entreprises (CRE).
• Documentation de vos propres politiques et procédures, et non pas seulement des déclarations signées.​

Données, sécurité et confidentialité (en particulier dans les secteurs de l’informatique et des services, et les secteurs sensibles)

• Pratiques claires en matière de traitement des données, de contrôles de sécurité et de processus de réponse en cas d’incident.
• Volonté d’accepter des audits ou des évaluations.

Risques liés à la réputation et aux critères ESG

• Antécédents exempts de controverses majeures en matière de travail, d’environnement ou de droits de la personne.
• Ouverture à répondre aux changements des attentes en matière de reddition de compte et de divulgation au fil du temps.

Faire preuve de transparence quant à sa taille et à ses capacités et montrer de quelles façons sont gérés les risques au moyen de processus, de partenaires et d’assurances importent souvent davantage que de se présenter comme une entreprise plus grande que l’on ne l’est réellement.​

De nombreuses PME acquièrent leur première expérience dans ces segments de manière indirecte, plutôt qu’en tant que maître d’œuvre.

Les rôles typiques que peuvent jouer les PME comprennent les suivants :

Sous-traitant d’un maître d’œuvre plus important

• Fournir un composant, un service ou une expertise dans un domaine spécialisé à un maître d’œuvre qui gère la relation globale.
• Cette option permet de réduire la charge administrative, mais peut limiter sa visibilité auprès de l’acheteur final.​

Partenaire au sein d’un consortium ou d’une soumission conjointe

• Combiner ses capacités avec celles d’autres entreprises pour proposer une solution complète qu’aucune ne pourrait fournir seule.
• Cette option nécessite de définir clairement les rôles, la gouvernance et les accords commerciaux entre les partenaires​.

Fournisseur direct dans le cadre de contrats de moindre envergure ou de créneau

• Cibler des appels d’offres de faible valeur ou de créneau, dont les exigences sont plus simples ou adaptées aux petits fournisseurs.
• Se constituer un portefeuille de références qui servira plus tard à étayer des soumissions pour des projets de plus grande envergure.​

Le choix de la bonne voie d’entrée dépend de l’ampleur du débouché, des capacités requises et de son expérience. Il dépend également de sa disposition à gérer la complexité des processus administratifs et des exigences de conformité.

L’Outil de recherche d’appels d’offres internationaux de la Corporation commerciale canadienne (CCC) est offert en ligne gratuitement et financé par le gouvernement du Canada. Il aide les entreprises canadiennes à découvrir les appels d’offres lancés par des gouvernements étrangers. Il regroupe en un seul endroit des appels d’offres du secteur public provenant de nombreux portails d’appels d’offres électroniques. L’outil vous permet de faire des recherches parmi des milliers d’avis d’appel d’offres en cours dans plus de 200 administrations sans avoir à consulter plusieurs sites.

Il convient toutefois de noter que de soumissionner à des appels d’offres peut s’avérer coûteux et chronophages. Adopter une stratégie simple visant à décider si l’on soumissionne ou non permet de ne pas perdre son temps et ses ressources. La liste de contrôle suivante met en évidence les principales questions à se poser avant pour décider de se lancer ou non dans un projet précis.

Adéquation et admissibilité

• Répondons-nous aux exigences obligatoires (p. ex., certifications, présence locale ou seuils de chiffre d’affaires)?
• Disposons-nous de références pertinentes, ou pouvons-nous nous associer à un partenaire qui en possède?​

Capacité et risque

• Pouvons-nous honorer le contrat selon son ampleur et dans les délais requis sans nuire à nos clients existants?
• Quels sont les répercussions financières et les risques si le projet tourne mal?​

Position concurrentielle

• Disposons-nous d’un facteur distinctif réaliste (p. ex., innovation, compétence spécialisée, spécialisation locale et avantage sur le plan du coût de l’offre total)?
• Des entreprises déjà en activité ou des concurrents sont-ils manifestement mieux positionnés?

Options de partenariat

• Pourrions-nous jouer un rôle plus modeste et spécialisé (p. ex., en tant que sous-traitant ou membre d’un consortium), plutôt que de soumissionner en tant que maître d’œuvre?
• Connaissons-nous déjà des partenaires potentiels avec lesquels nous pourrions travailler?
• Un partenaire exigerait-il des engagements qui limiteraient notre capacité à soumissionner ou à accéder à de futurs débouchés, comme des accords de non-concurrence ou de confidentialité?

Le processus pour préparer une soumission, la présenter et, à terme, remporter un marché public de grande valeur sur les marchés internationaux peut prendre des années. Les entreprises exportatrices doivent avoir une grande confiance dans leur trésorerie et leur chiffre d’affaires pendant toute la durée de la procédure d’appel d’offres.

Répondre honnêtement à ces questions permet d’éviter de consacrer du temps à un appel d’offres de grande envergure qui épuiserait ses ressources et pour lequel les chances de le remporter sont minces..​

Même si vous n’êtes pas prêt à répondre à un appel d’offres dès maintenant, vous pouvez prendre des mesures concrètes pour améliorer vos chances dans l’avenir.

Voici quelques mesures concrètes que vous pouvez prendre.

Monter un dossier de références pertinentes

• Recenser et documenter les projets menés à bien qui présentent des similitudes (p. ex., sur les plans de l’ampleur, de la complexité ou de la conformité) avec des travaux réalisés par les gouvernements ou les grandes entreprises.
• Demander à ses clients satisfaits l’autorisation de les mentionner comme références ou d’utiliser leurs cas comme exemples.

Renforcer ses bases

• Mettre en place des politiques et des processus de base en matière de conformité, de protection des données et de facteurs ESG que l’on peut présenter aux acheteurs.
• Veiller à ce que les documents d’importance (p. ex., manuels sur le contrôle de la qualité, procédures et dossiers de formation) soient bien classés et facilement accessibles.

Intervenir tôt et de manière stratégique

• Participer aux journées à des fournisseurs, à des webinaires et à des consultations organisés par les gouvernements et les grandes entreprises.
• Tirer parti de salons professionnels, de programmes de grappes et d’accélérateurs pour rencontrer des maîtres d’œuvre et des partenaires potentiels.

Recenser les partenaires potentiels et entretenir ces relations

• Recenser les maîtres d’œuvre, les intégrateurs de systèmes ou les grands fournisseurs qui vendent déjà à ses acheteurs cibles et qui pourraient avoir besoin de ses capacités.

Au fil du temps, ce travail préparatoire peut vous faire passer du statut de fournisseur inconnu à celui de candidat crédible pour des occasions d’affaires plus officielles.​

• Choisissez une cible concrète. Déterminez un acheteur (administration ou grande entreprise) et un débouché réaliste (en cours ou à venir) que vous souhaitez évaluer à l’aide de ce guide.
• Appliquez les listes de contrôle avec souplesse. Utilisez les questions relatives à la qualification et au processus ainsi que celles visant à décider de soumissionner ou non pour réaliser une première évaluation rapide, plutôt que pour mettre en place un système complexe.
• Déterminez votre rôle. Selon vos réponses, déterminez si vous êtes mieux placé pour saisir cette occasion d’affaires en tant que maître d’œuvre, sous-traitant ou membre d’un consortium.
• Consignez les leçons tirées de cette expérience. Que vous décidiez de soumissionner ou non, consignez ce que vous avez appris en matière d’exigences, de lacunes et de partenaires potentiels afin d’éclairer vos décisions futures.